Eräpäivä oli ja meni mutta asiakas ei ole vieläkään maksanut lähettämääsi laskua. Kiukun lisäksi maksamaton lasku saattaa aiheuttaa jopa tuntuvaa taloudellista tappiota. Pahimmillaan erääntyneet saatavat voivat sysätä kevytyrittäjän talouden ympäri.
Perintä on aikaa vievää ja ikävää touhua. Omapajalla hoidamme maksumuistutukset ja perintään saattamisen aina puolestasi.
Mitä tehdä, jos asiakas jättää laskun maksamatta?
Eräpäivä sujahti ohi jo aikapäiviä sitten, mutta saatavat eivät vain ota kilahtaakseen tilille. Laskun erääntyminen ja siitä aiheutuva muistutusrumba aiheuttaa paitsi päänvaivaa myös ylimääräistä työtä. Jos kyseessä on suuri summa, koko talous voi kokea kovan kolahduksen puuttuvien rahojen vuoksi. Tällaisten työtehtävien ollessa kyseessä kannattaakin pilkkoa saatavat useampaan osaan, esimerkiksi kerran kuussa tai kahden viikon välein maksettavaksi. Näin työ valmistuu vasta siinä vaiheessa, kun ensimmäinen erä on jo maksussa.
Mikäli suinkin mahdollista, ikävään taloudelliseen yllätykseen kannattaa varautua ennalta sopivalla puskurirahastolla. Tämä saattaa tosin olla aloittelevalle kevytyrittäjälle haastavaa: rahaa pitäisi pistää sivuun siinä vaiheessa, kun sitä kipeästi tarvitaan toiminnan käynnistämiseen.
Kannattaa pitää mielessä, että laskumuistutukset ovat osa tavallista laskutuskäytäntöä, eikä siitä kannata vetää ylimääräisiä pultteja. Usein maksamattoman laskun takana on jokin inhimillinen erehdys tai unohdus, joka on yleensä helposti ja nopeasti selvitettävissä. Harmittavia lipsahduksia sattuu meistä parhaimmillekin, eikä asiakasta kannata laittaa boikottiin yhden maksumuistutuksen vuoksi.
Jos laskun loppusummaa ei selvittelystä huolimatta kuitenkaan ala kuulumaan, laskuttajalla on oikeus tehdä saatavien perintä. Tällöin asia etenee seuraavasti:
- Jos asiakas ei maksa ajoissa, Omapaja lähettää asiakkaalle automaattisesti kaksi maksumuistutusta.
- Jos asiakas ei tämänkään jälkeen vielä maksa laskuaan, kevytyrittäjä voi pyytää Omapajalta, että sen perintä siirretään perintätoimistolle.
Käänny rohkeasti epäselvissä laskutusasioissa Omapajan asiakaspalvelun puoleen!
Myös laskuttaja voi tehdä maksamisesta helppoa
Tavallisesti asiakasta lähestytään laskulla siinä vaiheessa, kun työ on saatu valmiiksi tai pitempiaikaisessa sopimuksessa esimerkiksi kuun vaihtuessa. Laskuttaja voi myös omalla toiminnallaan tehdä laskun maksamisen helpoksi: se kannattaa lähettää hyvissä ajoin työn valmistuttua (tai muuna sopivana ajankohtana), kun asia on vielä saajan tuoreessa muistissa.
Laskuun kannattaa merkitä selkeästi, mistä työstä on kyse, mistä loppusumma koostuu (materiaalit, tuntimäärät) sekä kuka työn suorittaja on. Näin asiakas näkee yhdellä silmäyksellä, mistä häntä laskutetaan.
Esimerkiksi merkintä ”työ” ja summan maininta on erittäin huono vaihtoehto, koska asiakkaalla saattaa olla samanaikaisesti useita maksettavia töitä, eikä hän pelkästään laskun lähettäjän nimen perusteella voi millään päätellä, mikä homma tällä kertaa on kyseessä. Myyjä ja työn suorittaja täytyy merkitä yhteystietoineen sekä tilinumeroineen selkeästi: jos asiakas haluaa palata asiaan, hän pystyy helposti ottamaan yhteyttä yritykseen. Omapajan laskutustyökalulla tarvittavien tietojen merkitseminen on helppoa ja selkeää.
Milloin lasku menee perintään?
Laskuun kannattaa merkitä eräpäivä niin, että asiakas ehtii mainiosti toimittaa sen verkkopankkiin tai kirjanpitäjälleen. Eräpäivää ei kuitenkaan kannata venyttää liikaa, jotta se ei hautaudu maksamattomien pinon alimmaiseksi. Lähettämisestä 14 päivää on hyvä määrä maksuajaksi. Mikäli maksua ei ala eräpäivään mennessä kuulua, siitä kannattaa lähettää maksumuistutus.
Maksumuistutuksessa tulisi selvitä samat tiedot kuin varsinaisessa laskussakin:
- tilinumero
- lähettäjä
- avoin summa
- laskutettava työ tai palvelu
Asiakasta voi myös muistuttaa erääntyneistä maksuista puhelimitse tai sähköpostilla, mutta mailikeskustelu ei ole virallisesti maksumuistutus ellei keskustelu sisällä edellä mainittuja tietoja. Omapaja huolehtii muistutuksen lähettämisestä asiakkaalle kevytyrittäjän puolesta.
Perintälain mukaan maksumuistutuksen saa lähettää kuluttaja-asiakkaalle aikaisintaan 14 päivää eräpäivästä, mikäli maksumuistutukseen lisätään kulu. Mikäli kulua ei lisätä, huomautuksen voi lähettää jo aiemmin. Laskun perintä yritykseltä ei ole samalla tavalla laissa säädeltyä, mutta yleisesti noudatetaan käytäntöä, jonka mukaan muistutus lähetetään seitsemän päivää erääntymisen jälkeen.
Laskun perintä voi takkuilla myös reklamaation vuoksi
Joskus maksamattoman laskun taustalla on reklamaatio: asiakas ei ole tyytyväinen laskuun, tehtyyn työhön tai siihen, mitä laskusta tai palvelusta ollaan yhteisesti sovittu. Siksi tarkka arvio tehdystä työstä, materiaalimenekistä tai työtunneista olisi hyvä pystyä arvioimaan heti kättelyssä. Asiakas olisi hyvä pitää aina ajan tasalla mahdollisista lisätunneista tai muista ylimääräisistä kustannuksista.
Kevytyrittäjä ei voi laskuttaa asiakasta työstä, mitä ei ole yhteisesti sovittu. Ei, vaikka kuinka katsoisi sen työn kannalta tärkeäksi tai välttämättömäksi. Kevytyrittäjä on myös velvollinen selkeästi ilmoittamaan hintojensa arvonlisäveron esimerkiksi lauseella ”kaikkiin hintoihin lisätään arvonlisävero + 24 %”. Näin loppusumma ei pääse yllättämään. Epäselvyyksien välttämiseksi kaikki sopimukset olisi syytä tehdä kirjallisena. Näin myös laskun perintäkin on helpompaa, jos sitä tarvitaan.
Laskun riitauttaminen on mahdollista asiakkaalle missä vaiheessa tahansa. Reklamaatiossa tulee ilmetä, mistä valitetaan: onko loppusumma ilmoitettu virheellisesti tai onko laskussa jokin muu puute? Samoin asiakkaan tulisi ilmoittaa, mikäli huomaa tehdyssä työssä tai palvelussa jonkin virheen. Tällöin reklamaatiossa tulisi ilmetä, mikä virhe on kyseessä.
Jos asiakas ilmoittaa hoitaneensa maksun, hänen tulisi todistaa esimerkiksi tiliotteestaan, milloin ja millä maksutiedoilla se on tehty. Mikäli asiakkaan ja myyjän käsitykset laskusta eroavat täysin, perintää voidaan jatkaa riita-asiana käräjäoikeudessa. Tämä on onneksi tarpeen äärimmäisen harvoin.
Perintä on viisasta jättää perintätoimistolle
Suurin osa laskuista tulee maksettua ajallaan ja maksamattomistakin iso osa viimeistään toisen maksumuistutuksen jälkeen. Tavallisin syy siihen miksi maksu viivästyy, on yksinkertaisen inhimillinen: asiakas on unohtanut maksaa ajallaan. Vain pieni osa menee varsinaisesti perintään. Tosin yksikin maksamaton lasku voi tuntua kovalta kolaukselta kevytyrittäjän taloudessa.
Periaatteessa laskun perintä onnistuu myös kevytyrittäjältä itseltään. Perintätoimiston käyttö on kuitenkin lähes aina järkevää, koska perintätoimistoilla on asiantuntemusta ja tehokkaat toimintatavat perinnän hoitamiseen. Se on myös ajankäytöllisesti järkevämpää kuin kuluttaa aikaansa puhelimen tai sähköpostin äärellä saatavia luetellen. Perintätoimistot ovat yrityksiä, jotka ovat erikoistuneet nimenomaan velkojen perintään. Yleensä perintätoimiston palveluihin kuuluu vapaaehtoinen ja oikeudellinen perintä.
Erääntyviä laskuja ei kannata jättää roikkumaan, vaan ne olisi hyvä toimittaa ripeästi eteenpäin, jotta velat eivät pääsisi vanhentumaan. Tavallisesti velat vanhentuvat kolmen vuoden päästä eräpäivästä, jonka jälkeen velkojalla ei enää ole oikeutta vaatia saataviaan. Vanhentuminen katkeaa, jos velkoja ryhtyy perintätoimiin tai muuten muistuttaa velallista tämän velasta. Velka vanhenee lopullisesti viimeistään 20 vuoden kuluttua eräpäivästä. Yksityisen kuluttajan velka on ulosottokelpoinen 15 vuoden ajan. Yritysten ulosotolla ei ole vastaavaa määräaikaa.
Jos Omapajan kevytyrittäjän lasku ei tule maksetuksi huomautuksista huolimatta, Omapaja voi kevytyrittäjän pyynnöstä kääntää sen perintätoimiston huoleksi. Mahdollisten kepulien asiakkaiden vuoksi ei kuitenkaan kannata menettää yöuniaan, perintään asti päätyviä saatavia sattuu harvoin.
