Kun olet lukenut tämän tekstin, osaat luoda laskun ja ymmärrät, miksi laskuttamiseen tarvitaan useita eri tietoja sekä asiakkaastasi että myydystä tuotteesta tai palvelusta.
Sähköinen laskutus tarkoittaa tässä tekstissä molempia sähköisessä muodossa lähetettäviä laskutyyppejä, jotka meillä on käytössä. Henkilöasiakkaille suositellaan käyttämään sähköpostitse toimitettavia pdf-laskuja ja yrityksille verkkolaskuja.
Kun olet Omapajan kevytyrittäjä, laskutus on vaivatonta ja selkeää. Tarkastamme dokumentit aina ennen kuin lähetämme ne asiakkaillesi ja neuvomme niiden tekemisessä tarpeen mukaan. Jos haluat etsiä tietoa ensin itse, moniin kysymyksiin vastaus löytyy apukeskuksestamme.
Verkkolaskut tekevät yritysten laskuttamisesta helppoa
Yrityksille kannattaa aina käyttää ensisijaisesti verkkolaskutusta. Niiden lähetys on paljon kustannustehokkaampaa ja ympäristöystävällisempää kuin paperipostin. Se vähentää käsin tehtävää työtä taloushallinnossa, koska aineisto on luettavissa konekielisesti.
Jos sinulla on yritys- tai organisaatioasiakkaasi verkkolaskuosoite hukassa, Tieken verkkolaskuosoitteisto kertoo sinulle sen. Tietokantaa ylläpitävät verkkolaskujen välittäjät, mutta myös yrittäjät itse voivat korjata yrityksensä tietoja sinne.
Mitä tietoja pyydän asiakkaalta?
Asiakkaan tiedot tulee täyttää huolellisesti ja laskun luontiin kannattaa varata tarpeeksi aikaa. Kun kaikki tärkeät asiat ovat selkeästi esitettynä, rakennat itsestäsi ammattimaista kuvaa ja täytät lakisääteiset velvollisuutesi.
Asiakkaiden yhteystiedot saat kätevimmin kysymällä ne heiltä itseltään, mutta aina se ei ole mahdollista ja saatat joutua selvittelemään tietoja. Varmin tapa saada yhteystiedot, on pyytää ne jo työstä sovittaessa.
Yritysten tiedot löydät helposti ja luotettavasti Yritys- ja yhteystietojärjestelmästä.
Pyydä asiakkaaltasi seuraavat yhteystiedot:
- yrityksen tai henkilöasiakkaan nimi
- sähköposti
- puhelinnumero
- maa
- postiosoite
Jos kyseessä on yritys, kysy lisäksi nämä tiedot:
- Y-tunnus tai alv-tunniste
- yhteyshenkilö yrityksessä
- verkkolaskutiedot
Yksityisasiakkaiden sähköinen laskutus onnistuu sähköpostitse. Kirjeposti on merkittävästi hitaampi tapa laskuttaa, joten suosittelemme käyttämään sähköisiä menetelmiä aina kun mahdollista.
Asiakkaan postiosoite kannattaa kirjoittaa laskulle, vaikka se lähetettäisiin sähköisenä. Osoitetietojen tärkeys tulee esiin, jos hän ei syystä tai toisesta maksakaan ajoissa ja saatavia täytyy alkaa perimään takaisin.
Jos haluat perinnästä mahdollisimman sujuvan ja helpon itsellesi, kannattaa lomakkeella valita kohta ”Salli laskujen lähetys automaattisesti perintään muistutuksen ja huomautuksen jälkeen”.
Mitä muita tietoja laskulle täytyy lisätä?
Kun luot laskua, tulee sinun valita kieli, jolla se toimitetaan asiakkaalle. Kielivaihtoehtoina meillä ovat suomi ja englanti.
Lomake tarjoaa automaattisesti päiväksi laskun luomispäivää. Mikäli et tee laskua heti valmiiksi ja se on luonnostilassa pitkiä aikoja, kannattaa päivämäärä päivittää vastaamaan sitä päivää, kun lähetät sen meille tarkistettavaksi.
Maksuehtoa laatiessa kannattaa muistaa, että sähköisessä laskussa sen täytyy olla vähintään 4 arkipäivää. Jos se lähetetään kirjepostina, maksuajan olisi hyvä olla vähintään 10 päivää. Jos asiakkaanasi on yksityishenkilö, suosittelemme antamaan maksuaikaa vähintään 14 päivää. Lomake laskee eräpäivän automaattisesti annetun maksuehdon mukaan.
Toimituspäiväksi valitaan se päivä, kun lasku lähetetään asiakkaalle. Useimmiten se on sama päivä, jolloin se on lähetetty tarkistettavaksi ja hyväksytty.
Laskutusvaluuttana meillä on käytössä vain euro.
Asiakasviite ei ole pakollinen, mutta siihen voi kirjata esimerkiksi työn tilaajan nimen tai työtä kuvaavan selitteen. Siinä on käytössä merkkirajoite (20 merkkiä), joten sen tulee olla melko lyhyt. Yritysasiakkaat saattavat joskus esittää toiveen sen käytöstä.
Esimerkki laskun esikatselusta laskutusjärjestelmässämme.
Tuotetta tai palvelua kuvaavat tiedot
Tuote/palvelu-kohtaan sinun on kirjoitettava riittävän tarkka kuvaus siitä työsuoritteesta, jonka laskutat asiakkaaltasi. Ei riitä, että kirjoitat tuotteeksi ”palkka työstä”. Jos esimerkiksi laskutat henkilöasiakkaan kodin siivouksesta, voit kirjoittaa tähän kohtaan ”kotisiivous”.
Kuvaus-kohtaan kirjoitetaan, milloin työ on tehty. Esimerkiksi ”Ajalta 1.2.-2.2.2023”
Määrä-kohtaan kirjataan laskutettavien yksiköiden kappalemäärä. Jos esimerkiksi laskutat tuntihinnoittelulla, tähän kohtaan merkitään työhön käytettyjen tuntien määrä.
á-hinta-kohtaan kirjoitetaan yksikköhinta. Se voi olla yhtä tuntia koskeva hinta tai kappalehinta.
Jos hintasi ei sisällä arvonlisäveroa, lomake lisää sen automaattisesti loppusummaan.
Laskulle tulee valita oikea arvonlisäverokanta. Yleinen arvonlisäverokanta on 24 %, jonka piiriin kuuluu suurin osa laskutettavasta työstä. Sen osuuden täytyy näkyä, jotta asiakkaasi tietää, mistä hänen maksamansa hinta koostuu.
Viitenumero muodostetaan automaattisesti. Tämä helpottaa laskujen käsittelyä sekä meille että asiakkaallesi.
Matkakulut ja työhön välittömästi liittyvät kulut täytyy lisätä laskulle ennen sen lähettämistä. Jälkikäteen kulutietojen muokkaaminen ei enää ole mahdollista. Erilaiset kulut näkyvät asiakkaallesi eriteltynä.
Kun olet saanut laskun valmiiksi, muista lähettää se meille tarkistettavaksi. Jos siinä on jotain korjattavaa, olemme sinuun yhteydessä ja pyydämme tekemään korjaukset.
Huomaathan, että jos sinulla on tarve korjata jo lähetetyn laskun tietoja, ole yhteydessä asiakaspalveluumme, niin ohjeistamme sinua hyvityslaskun teossa.
