Yrityksen kirjanpito – Mitä siitä täytyy tietää?

Yrityksen kirjanpito ei yleensä herätä palavaa intohimoa eikä se kuulu yrittäjän suosikki tehtäviin. Kuitenkin kirjanpidosta kannattaa tietää muutama tärkeä seikka, vaikka käyttäisi tilitoimistoa tai laskutuspalvelua apunaan. On oikeastaan yrittäjän velvollisuus tietää kirjanpidon alkeet.

Uusi yrittäjä kokee helpommaksi jättää kimurantit vero- ja talousasiat kirjanpitäjän kontolle jo siitäkin syystä, että ammattilainen hoitaa asiat parhaiten ja varmimmin. Ei olekaan suositeltavaa jäädä yksin kipuilemaan taloudenpidon kanssa, sillä haasteet ja eteen tulevat vaikeat kysymykset aiheuttavat herkästi harmaita hiuksia ja unettomia öitä.

Ammattilaisiin kannattaa luottaa ja heihin turvautua. Mitkä ovat sitten niitä asioita, joita jokaisen kevytyrittäjän ja yrittäjän pitäisi itse tietää?

Yrityksen kirjanpito ja sen ulkoistaminen
Yrityksen kirjanpito onnistuu parhaiten yhteistyössä ammattilaisen kanssa.

Mitä kirjanpidosta täytyy tietää?

Muutama kirjanpitoon liittyvä fakta:

  • Olipa yritys pieni tai suuri, voittoa tuottava tai ei, jokaisella yrityksellä on kirjanpitovelvollisuus.
  • Kirjanpito kannattaa hoitaa kuntoon jo yritystä perustettaessa eikä vasta sitten, kun toiminta on jo käynnissä.
  • Kirjanpitoa on pidettävä kuukausikohtaisesti tai neljän viikon jaksoina.
  • Liiketoiminnan tulos on selvitettävä 12 kuukauden välein eli tilikausina.
  • Tilikaudelta laaditaan tilinpäätös. Pienissä yrityksissä tilinpäätös ei ole pakollinen.

Vaikka kirjanpidon tahtoisikin jättää kokonaisuudessaan tilitoimiston murheeksi, kuuluu jokaisen yrittäjän ymmärtää oman yrityksensä talouden perusasiat. Yrittäjän velvollisuus on ymmärtää ero yrityksen käytettävissä olevan varallisuuden ja pankkitilillä näkyvän summan välillä. Jos tiedossa ei ole lukuja siitä, mikä osa saadusta kassasta kuluu laskuihin, veroihin tai mahdollisten työntekijöiden palkkoihin, yrittäjä on hetkessä kaulaansa myöten liemessä.

Yrittäjän velvollisuus on ymmärtää ero yrityksen käytettävissä olevan varallisuuden ja pankkitilillä näkyvän summan välillä.

Omapaja tarjoaa palveluitaan kirjanpidon kanssa pähkäilevälle. Mikäli olet aloittanut toimintaasi kevytyrittäjänä Omapajan kautta, jatkumo yrittäjän kirjanpitoon on helppo! Voit myös pyytää apua tai neuvoja, mikäli mielessäsi on suoriutua yrityksesi kirjanpidosta omin voimin. Omapajan kautta saat myös vinkkejä siihen, kuinka pienimuotoisen yrityksen kirjanpito käytännössä onnistuu ja missä tilanteissa on järkevintä kääntyä kirjanpitäjän puoleen.

Jos yrityksesi tulee toimimaan vain osa-aikaisesti tai haluat kokeilla yrittäjyyttä käytännössä ennen harppausta täysipäiväiseen työelämään, kevytyrittäjyys on sinulle oikea vaihtoehto. Kevytyrittäjänä et joudu huolehtimaan kirjanpidosta, maksuliikenteestä tai veroasioista ollenkaan, sillä laskutuspalvelu, kuten Omapaja, tekee kaiken puolestasi.

Lähes kaikki Omapajan asiakkaat pitävätkin asiakkuuden yhtenä parhaana puolena juuri kirjanpidon selkeyttä ja helppoutta. Muita pajayrittäjien yhteisiä kokemuksia ovat muun muassa turvallisuus, asiakaslähtöisyys ja vaivattomuus.

Yhdenkertainen yrityksen kirjanpito

Mikäli työskentelet toiminimen kautta tai yrityksesi toiminta on pienimuotoista, riittää, että pidät yhdenkertaista kirjanpitoa. Tämä tarkoittaa yrityksen menojen ja tulojen, korkojen, verojen ja yrityksen tavaroiden ja palveluiden hankintojen merkitsemistä. Yhdenkertaisen kirjanpidon pohjana ovat siis kuitit ja tositteet, ja kirjaajaltaan se vaatii lähinnä yhteen- , vähennys ja prosenttilaskujen osaamista. Yhdenkertaisen kirjanpidon tarkoituksena on yrityksen ja yrittäjän henkilökohtaisen varallisuuden erittely.

Yhdenkertaisen kirjanpidon voi hoitaa siis itsekin, mutta sen voi hyvällä mielellä jättää myös ulkopuoliselle. Muista, että kirjanpito vie aina jonkin verran aikaa, joka on tuolloin poissa jostain muusta: joko yrityksen varsinaisesta toiminnasta tai omista yöunista. Mikäli talous ei ole yrittäjän vahvinta alaa, voi olla järkevää ulkoistaa myös yhdenkertainen kirjanpito ammattilaiselle ja keskittyä itse siihen, minkä osaa parhaiten.

Kahdenkertainen  yrityksen kirjanpito

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa tilitapahtuma merkitään kahdelle tilille. Toiselle tilille kirjataan rahojen ja varojen käyttö, toiselle saatujen varojen lähde. Kahdenkertaisella kirjanpidolla rahan liikkuvuutta pystyy seuraamaan helpommin. Mikäli liiketoiminta on yhtään suurempaa tai kyseessä on osakeyhtiö, kahdenkertainen kirjanpito on välttämättömyys.

Kahdenkertaisen kirjanpidon kohdalla hyvänkin matikkapään kannattaa jo kääntyä kirjanpitäjän puoleen. Tämä siksi, että kahdenkertainen kirjanpito vie runsaasti aikaa eikä yrityksen pyörittäminen onnistu täysipäiväisesti, mikäli yrittäjän ajasta suuren osan haukkaa firman kirjanpito.

ALV eli arvonlisävero maksetaan sekä yhden- että kahdenkertaisessa kirjanpidossa yrityksen myyntitulojen perusteella. Myyntitulot perustuvat kirjanpitotietoihin. Yrityksen tuloveroa maksetaan kirjanpidon osoittamasta tuloksesta.

Kaikki tiedot, tositteet ja yritystoimintaan liittyvät kuitit on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin kyseinen tilikausi on päättynyt. Tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, kirjanpidon, tililuettelon ja kirjanpidosta kertovan luettelon säilytysaika on 10 vuotta.

Mitä kirjanpitäjä maksaa?

Suurin syy hoitaa kirjanpito itsenäisesti on raha. Yrittäjä voi kuvitella säästävänsä pitkän pennin tekemällä paperityöt omin avuin. Pienimuotoisessa yritystoiminnassa tämä voi olla tottakin. Mikäli yrityksen kirjanpito vie kuitenkin reippaasti työaikaa tai mikäli on vaarana, että yrittäjä kirjaa tapahtumansa väärin, seurauksena voi olla tuoton sijaan reipas tappio.

Kirjanpitäjän palkka on monen tekijän summa. Yritys ja tilitoimisto voivat yhdessä sopia, laskuttaako kirjanpitäjä yrittäjää tuntitaksan vai kiinteän kuukausisumman mukaan. Yleinen malli on näiden yhdistelmä. Osapuolet sopivat jonkin kiinteän kuukausihinnan, johon kuuluu tiettyjä toimintoja ja tietty määrä tositteiden läpi käymistä. Tositteilla tarkoitetaan kaikkia laskuja, kuitteja, matkakuluja ja muita yritykseen liittyviä rahaliikennettä osoittavia papereita. Sovitun määrän ylittävät tositteet ja muut maksut laskutetaan tuntihinnan mukaan.

Hintaan vaikuttaa työhön käytetty aika. Mikäli rahaliikenne on vilkasta, myös tulojen ja menojen kirjaaminen on aikaa vievää. Summaan vaikuttavat myös liiketoiminnan muoto, mahdollinen henkilökunta, jonka palkat ja muut kulut tilitoimiston täytyy huomioida, hankinnat, kalusto, edustuskulut ja niin edelleen. Jos yrityksen liikevaihto jää alle 30 000 euron, arvonlisäveron voi maksaa kerran vuodessa ja muut maksut kolmen kuukauden välein, eli neljännesvuosittain. Tämä teettää vähemmän töitä kirjanpidolle.

Yrityksen kirjanpito hyvin hoidettuna
Hyvä yrityksen kirjanpito on yrityksen talouden paras apu.

Yrittäjä itse voi vaikuttaa kirjanpitäjän työhön kuluvaan aikaan. Jokainen tarvittava lappu ja tosite on syytä pitää tallessa ja toimittaa nopeasti eteenpäin. Hyvä idea on skannata laskut tai lähettää ne kännykällä suoraan kirjanpitäjälle. Sähköisessä muodossa tositteet kulkevat helposti ja nopeasti, eikä kirjanpitäjän aika kulu ylimääräiseen skannaukseen sähköistä järjestelmää varten. Tositteita ei tarvitse toimittaa paperisena lainkaan. Edustuskulut ja hankinnat kannattaa merkitä selvästi ja ymmärrettävästi, ettei niiden jälkiselvitttelyyn tuhlaannu kallista aikaa. Tarkalla toiminnalla yrittäjä säästää paitsi kirjanpitäjän aikaa myös omaa rahaansa, kun kirjanpitäjän palkka ei kulu yhteistyökumppanille tarjottujen kahvikuittien metsästykseen.

Sähköinen taloushallinto eli yrittäjälle suunnattu netissä tai älypuhelimen sovelluksella tehtävä kirjanpito tekee oman yrityksen paperityöt helpommaksi. Esimerkiksi laskut maksetaan suoraan ohjelman kautta, jolloin maksu näkyy suoraan merkintänä kirjanpidossa. Sähköinen taloushallinto säästää kirjanpitäjän aikaa ja yrittäjän rahaa!

Ota yhteyttä Omapajaan, niin selvitetään yrityksellesi tarvittavan kirjanpidon laajuus ja käytännön toteutus.

Omapajassa voit jättää myös kirjanpitohuolesi ammattilaisen harteille. Jos oman yrityksen perustaminen ei ole vielä ajankohtaista tai haluat toimia yrittäjänä vain sivutoimisesti, tutustu, kuinka Omapajan kautta voi kokeilla yrityselämää kevytyrittäjänä ja vailla huolta pakollisista maksuista ja vaadituista veroista. – Me murehdimme ne kokonaisuudessaan puolestasi!