Tietosuojaseloste

Omapaja Oy
Y-tunnus: 2399894-2
Zatelliitintie 14, 90440 Kempele
044 4100 500
asiakaspalvelu@omapaja.fi

 

Sampsa Veteläinen
Zatelliitintie 14, 90440 Kempele
040 8288 616
sampsa.vetelainen@omapaja.fi

 

Kevytyrittäjien rekisteri

 

Kevytyrittäjien henkilötietoja käsitellään Omapaja Oy:n oman henkilökunnan sekä Omapaja Oy:n alihankkijoiden toimesta. Omapaja Oy:n alihankkijat ovat järjestelmäntoimittajia, joilla on tekninen pääsy Omapaja Oy:n järjestelmiin niiden ylläpito- ja tukitehtävien hoitamisen vuoksi. Lisäksi järjestelmiin on pääsy Omapaja Oy:n tilintarkastajalla lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Pääsy järjestelmiin voidaan mahdollistaa myös viranomaisille tietyissä erityistilanteissa, kuten verotarkastuksen yhteydessä. Omapaja Oy yksilöi pyynnöstä alihankkijat, joilla on pääsy Omapaja Oy:n järjestelmiin. Henkilötietojen käsittelijät saavat käsitellä henkilötietoja vain Omapaja Oy:n antamien ohjeiden mukaisesti, ellei EU:n unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö muuta vaadi.

 

Omapaja Oy:n kevytyrittäjien rekisterin tarkoitus on asiakassuhteiden sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ja suoramarkkinointi. Henkilötietojen käsittely perustuu Omapaja Oy:n palvelusopimukseen, joten sille on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 b) kohdan mukainen peruste. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu Omapaja Oy:n oikeutettuun etuun, joten käsittelylle on myös henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 f) kohdan mukainen peruste.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään Omapajan laskutuspalvelun sekä muiden taloushallinnon palveluiden toteuttamiseen sekä näihin liittyvien lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Lisäksi henkilötietoja käytetään Omapaja Oy:n asiakasviestintään, tiedottamiseen sekä Omapaja Oy:n palveluiden markkinoimiseen olemassa oleville tai entisille asiakkaille.

Omapaja Oy:n oikeutettu etu on ottaa yhteyttä olemassa oleviin tai entisiin asiakkaisiinsa markkinoidakseen palveluitaan heille, elleivät he ole erikseen kieltäneet suoramarkkinointia.

 

eKvytyrittäjien rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Henkilön nimi
• Henkilön henkilötunnus
• Henkilön osoite
• Henkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Henkilön tilinumero
• Henkilön aputoiminimi
• Henkilön ammatti/toimiala
• Henkilön verokorttitiedot
• Henkilön valitsemat vakuutustiedot
• Tieto mahdollisesta viestintä -ja markkinointikiellosta
• Tieto henkilöön liittyvistä muistioista, kalenteritapahtumista ja sähköpostikeskusteluista
  
  

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti Omapaja Oy:n kevytyrittäjältä itseltään. Henkilötietoja saadaan myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöiltä sekä ammattiliitoilta ja työttömyyskassoilta. Omapaja Oy täydentää henkilötietoja oman toimintansa perusteella.

 

Omapaja Oy:n kevytyrittäjien rekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti Omapaja Oy:n henkilökunnan toimesta. Tietoja henkilöistä luovutetaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi viranomaisille, vakuutusyhtiöille sekä ammattiliitoille ja työttömyyskassoille.

 

Omapaja käsittelee kevytyrittäjien henkilötietoja hoitaessaan asiakassuhteita sekä lakisääteisiä velvoitteita. Omapaja käyttää toiminnassaan alihankkijoina järjestelmäntoimittajia. Osassa toimistaan alihankkijat voivat siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Alihankkijoiden kanssa tehdään aina sopimus henkilötietojen käsittelystä, jolla turvataan henkilötietojen suojaa.

 

Manuaalista aineistoa liittyen kevytyrittäjien henkilötietoihin säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain sellaisilla Omapaja Oy:n työntekijöillä, joilla on oikeus ja tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi.

IT-järjestelmissä oleviin henkilötietoihin on käyttöoikeudet vain sellaisilla henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi oltava pääsy henkilötietoihin. Käyttöoikeudet on rajattu henkilöiden työtehtävien sisällön perusteella.

 

Omapaja Oy:n kevytyrittäjien rekisterin henkilötietoja säilytetään aika, joka vaaditaan Omapaja Oy:n palvelusopimuksen mukaisten palveluiden toteuttamiseen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen. Lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaissa, on säädetty vähimmäisaika, jonka ajan kirjanpidon ja palkanlaskennan tietoja tulee säilyttää.

 

Pääsääntöisesti jokaisella kevytyrittäjien rekisteriin rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut omat henkilötietonsa. Rekisteröidyillä henkilöillä on myös oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista sekä henkilötietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa omien henkilötietojensa käsittelyyn tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada omat henkilötietonsa sellaisessa muodossa, että ne ovat siirrettävissä toiseen tietojärjestelmään. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää omien henkilötietojensa käyttö Omapaja Oy:n palveluiden markkinointitarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Omapaja Oy:stä Tietosuojavaltuutetulle.

Omapaja Oy:n kevytyrittäjät voivat osoittaa pyynnöt liittyen omien henkilötietojensa sisältöön ja käsittelyyn Omapaja Oy:n yhteyshenkilölle. Lainsäädäntö tai tietojärjestelmien rakenne voivat estää tietyissä tilanteissa kevytyrittäjän oikeuksien täysimääräisen toteuttamisen. Tällaisissa tilanteissa Omapaja Oy:n yhteyshenkilö informoi kevytyrittäjää hänen oikeuksiensa toteuttamisen estävästä lainsäädännöstä tai muusta mahdollisesta, esimerkiksi tietojärjestelmiin liittyvästä seikasta, joka estää oikeuksien toteuttamisen.

Mainittujen henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvien palveluiden toteuttamisen edellytys eikä palvelua voida tarjota, mikäli tietoja jätetään antamatta. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.