Blogi

< Takaisin blogiartikkeleihin

Sähköinen laskutus säästää aikaa ja rahaa

Sähköinen laskutus tekee yrittäjän työstä astetta helpompaa. Se yksinkertaistaa arkistointia ja on nopea, turvallinen ja ekologinen vaihtoehto paperilaskulle.

Sähköinen laskutus on nykyaikainen ja tehokas tapa hoitaa yrityksen maksuliikennettä. Lasku siirtyy maksuun välittömästi tarkastuksen jälkeen, ja asiakas pystyy hyväksymään sen vaikka saman tien. Nopeuden lisäksi verkkolasku on ekologinen ja ekonominen – ei enää papereiden pyöritystä, lähetystä ja vastaanottamista. Säästöä tulee toimistokuluista ja postituksesta. Sähköinen laskutus on myös luotettava; verkkolasku saapuu perille varmasti. Myöhästymisiä, takkuilevaa kuljetusta tai laskun hukkumista ei tarvitse pelätä.

Nopeuden lisäksi verkkolasku on ekologinen ja ekonominen tapa hoitaa laskutus.

Myös Omapajan laskutustyökalun kautta voi hoitaa laskutuksen ilman ylimääräistä paperisotaa. Kannattaa valita verkkolasku aina, kun asiakas tarjoaa siihen mahdollisuuden. Se on helpointa niin laskutettavalle kuin laskun tekijällekin. Sähköinen laskutus on paperilaskua yksinkertaisempaa – siihen tarvitaan verkkolaskutusosoite ja tunnus.

Mikä on sähköinen laskutus?

Sähköinen lasku eli verkkolasku on internetin kautta lähetettävä lasku. Yritykset eivät suoraan toimita laskuja toinen toisilleen, vaan ne toimitetaan välittäjien eli verkkolaskuoperaattoreiden kautta. Verkkolaskutusta varten yritys solmii sopimuksen operaattorin kanssa. Eri operaattorit keskustelevat keskenään niin, että yritys voi lähettää laskuja yhden operaattorin kautta ja vastaanottaa niitä toista kautta. Verkkolaskuoperaattorina voi toimia joko verkkolaskupalvelua tuottava yritys tai pankki.

E-laskulla tarkoitetaan käyttäjän verkkopankkiin saapuvaa sähköistä laskua. Se hyväksytään suoraan verkkopankin kautta. Yksityiset kuluttajat pystyvät siirtämään monet tavallisimmista laskuista E-laskuiksi, ja näin laskuja on helpompi hallinnoida ja maksaa yhdellä klikkauksella. E-laskujen saapumista pystyy seuraamaan omassa verkkopankissa. Niistä saa halutessaan myös viestimuistutuksen puhelimeen.

Sähköisestä laskusta tai verkkolaskusta puhuttaessa tarkoitetaan joskus myös sähköpostiin saapuvaa laskua. Sähköpostitse tullut lasku ei kuitenkaan ole varsinainen verkkolasku, sillä sitä ei makseta suoraan verkon kautta vaan tavalliseen tapaan syöttämällä vastaanottajan tiedot verkkopankkiin.

Sähköinen laskutus helpottaa yrittäjää
Helpota yrityksesi laskutusta ja vähennä paperin kulutusta ottamalla käyttöön sähköinen laskutus.

Mitä sähköiseen laskutukseen tarvitaan?

Verkkolaskua varten tarvitaan laskutettavan yrityksen verkkolaskutusosoite. Useimmilla yrityksillä – niin pienillä kuin suurilla – verkkolaskutus on tavallinen tapa hoitaa yrityksen maksuliikennettä. Jos ei tiedä asiakkaan verkkolaskutusosoitetta, se pitää kysyä. Jos asiakkaalla ei tähän mennessä ole ollut sitä, hän voi saada hyvän syyn hankkia sellaisen!

Suomessa käytettävissä olevat verkkolaskuosoitteet ovat pääasiassa muotoa OVT tai IBAN. OVT-tunnus muodostuu verohallinnon tunnuksesta 0037 sekä yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa. IBAN-muoto on käytössä tavallisesti silloin, kun laskun vastaanottajan verkkolaskuoperaattorina toimii pankki. Suomalainen IBAN koostuu maatunnuksesta FI sekä numerosarjasta.

Verkkolaskuoperaattoreilla on käytössä oma tunnus. Se kertoo, mille laskutusoperaattorille kyseinen lasku kuuluu lähettää. Pankeilla tuo tunnus on muodossa BIC. Operaattoriyrityksillä tunnuksena toimii opearaattorin OVT-tunnus.

Omapajan kautta verkkolaskutus on yksinkertaista – ohjelma tallentaa tekemäsi laskun automaattisesti eikä erillistä laskuarkistoa tarvita.

Omapajan kautta verkkolaskutus on yksinkertaista – ohjelma tallentaa tehdyn laskun automaattisesti eikä erillistä laskuarkistoa tarvita. Jos laskutetaan usein samaa asiakasta, Omapajan laskutusohjelmassa pääsee tallentamaan asiakastiedot valmiiksi ja voi siirtää tiedot suoraan laskupohjaan. Laskun tietoja voi muokkausvaiheessa myös tarkastella tavallista paperilaskua muistuttavana näkymänä. Fyysisen laskutusosoitteen sijaan tarvitaan vain yksi numerosarja sekä välittäjän tunnus. Laskujen tekeminen sujuu jouhevasti ja vastaanottajan maksuprosessi helpottuu. Asiakas kiittää, kun paperilaskun siirtelyn sijaan laskun voi maksaa suoraan verkon kautta.

Verkkolaskujen vastaanottaja pääsee niin ikään helpommalla. Lasku siirtyy maksuun automaattisesti, ja parhaimmillaan sen pystyy hyväksymään parilla klikkauksella, ilman tili- ja viitenumeroiden tihrustelua ja näpyttelyä. Yhä useampi yritys on siirtynyt osittain tai kokonaan verkkolaskutukseen. Visio on, että tulevaisuudessa fyysisiä paperilaskuja ei lähetetä lainkaan. Jo nyt useat yritykset eivät vastaanota niitä ollenkaan.

Miksi siirtyisit sähköiseen laskutukseen?

Monen yrittäjän haaveissa siintää paperiton konttori – aika ei tuhlaantuisi paperinivaskoiden pläräämiseen, ei joskus viime vuoden maaliskuussa lähetetyn lappusen metsästykseen eikä kaikkien tositteiden keräämiseen, mapittamiseen ja arkistoimiseen. Verkkolaskutus on oikea askel kohti helpompaa ja yksinkertaisempaa toimistoa.

Omapajan laskutuspalvelun kautta pystyt tarkastelemaan lähettämiäsi laskuja aikajärjestyksessä tai asiakastietojen perusteella.  Voit myös tarkastella maksettujen, toimitettujen ja hyväksyttyjen laskujesi tilaa yhdellä kertaa. Sähköinen laskutus on myös askel kohti ekologisempaa konttoria. Tietoa sähköisestä laskutuksesta antaa myös Tieke eli Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus.

Sähköisen laskutuksen avulla säästät rahaa. Vaikka muutama tuloste ei mielestäsi muuttaisi talouttasi suuntaan tai toiseen, ajattele kuitenkin tarkemmin. Kun siirryt verkkolaskuun, säästät paitsi paperissa myös tulostinmusteessa (et välttämättä tarvitse omaa printteriä lainkaan), kirjekuorissa, postimaksuissa, arkistomapeissa ja säilytystilassa. Puhumattakaan omalle työllesi lasketusta hinnasta. Mieti, kuinka paljon aikaa sinulla kuluu paperilaskujen valmistelemiseen, tulostamiseen, osoitelappuihin, postitukseen ja arkistoimiseen. Olisitko itse valmis maksamaan kaikesta tuohon työhön käytetystä ajasta? Jos laskutus on ulkoistettu laskutuspalveluun tai tilitoimistolle, paperinen laskutus on jo verkkolaskua huomattavasti hintavampi vaihtoehto.

verkkolaskutus
Verkkolaskutuksen avulla voit unohtaa massiiviset arkistot ja helpottaa työtäsi.

Onko sähköinen laskutus vaikeaa?

Verkkolaskua tehdessäsi on tärkeää, että saat verkkolaskutusosoitteen oikein. Tämä on helpointa varmistaa tallentamalla asiakkaan tiedot tarkasti. Omapajan laskutustyökalulla saat tallennettua asiakkaidesi tiedot asiakasarkistoon, jonka ansiosta et joudu näppäilemään tietoja joka laskun kohdalla uudestaan ja uudestaan.

Sähköiseen laskutukseen siirtyminen on helppoa. Omapajan pajayrittäjänä saat käyttöösi laskutustyökalun jonka käyttäminen on yksinkertaista. Valmiissa laskutuskentissä on vaihtoehtona verkkolaskutus – käytä tätä vaihtoehtoa, mikäli asiakkaallasi on olemassa oleva verkkolaskutusosoite.

Valmiisiin laskutuskenttiin tietojen täyttäminen on helppoa – jos osaat maksaa laskuja verkkopankissa, osaat varmasti luoda myös verkkolaskuja! Pystyt tarkastelemaan tekemääsi laskua muokkausvaiheessa avaamalla sen tavallista paperilaskua muistuttavana näkymänä. Aiempaa tuntemusta laskutuksesta ja taloudesta ei tarvita.

Muistilista sähköiseen laskuttamiseen

Sähköinen laskutus saattaa kalskahtaa ikävän tekniseltä, mutta on todellisuudessa paperilaskun luomista helpompaa. Se kulkeutuu myös suoraan oikeaan osoitteeseen varmemmin ja nopeammin kuin fyysinen paperi. Yrityksen kirjanpidossa säästyy aikaa, kun paperin kanssa ei tarvitse kulkea osastolta toiselle, vaan lasku ilmestyy välittömästi hyväksymisen jälkeen oikealle osastolle.

Näin hoidat sähköisen laskutuksen:

  • Varmista, että laskutustyökalussasi on mahdollisuus verkkolaskutukseen. Omapajan kautta se onnistuu ilman muuta.
  • Selvitä asiakkaasi verkkolaskutusosoite. Jos et tiedä sitä, kysy. Jos asiakkaallasi ei ole verkkolaskutusosoitetta, voit mainita sen eduista ja kehottaa asiakasta siirtymään sähköiseen laskutukseen.
  • Verkkolaskutusta varten tarvitset asiakkaan verkkolaskutusosoitteen sekä tunnuksen.
  • Verkkolasku siirtyy yrityksen maksuohjelmaan heti laskun saavuttua.

Omapajalta saat ilmoituksen heti, kun asiakkaasi on suorittanut maksunsa. Laskutustyökalun avulla pystyt tarkastelemaan laskutusarkistoasi ja saamiasi suorituksia. Näin pysyt reaaliaikaisesti selvillä pajayrityksesi rahaliikenteestä ja omasta taloudestasi. Omapajan kautta käytössäsi on siis ilmainen laskutusohjelma!