Pajayrittäjän asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Omapaja Oy

Pajayrittäjän asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Tietosuojaselosteen tarkoitus

Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on toteuttaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen informointi ja viestintä, sekä antaa rekisteröidylle tiedot hänen tietojensa käsittelystä tiiviissä ja läpinäkyvässä muodossa.

Omapaja Oy tarjoaa asiakkailleen laskutuspalvelun sekä taloushallinnon palveluita. Tässä tietosuojaselosteessa käydään läpi Omapaja Oy:n periaatteet liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja suojaukseen eri tilanteissa.

2. Rekisterinpitäjä

Omapaja Oy
Y-tunnus: 2399894-2
Asemakatu 37 a, 90100 Oulu
0444100500
op@omapaja.fi

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Markku Jääskeläinen, toimitusjohtaja
Asemakatu 37 A, 90100 Oulu
0400 892 474
markku.jaaskelainen@promanager.fi

4. Rekisterin nimi

Pajayrittäjien asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelijät

Pajayrittäjien asiakkaiden henkilötietoja käsitellään Omapaja Oy:n oman henkilökunnan sekä Omapaja Oy:n alihankkijoiden toimesta. Omapaja Oy:n alihankkijat ovat järjestelmäntoimittajia, joilla on tekninen pääsy Omapaja Oy:n järjestelmiin niiden ylläpito- ja tukitehtävien hoitamisen vuoksi. Lisäksi järjestelmiin on pääsy Omapaja Oy:n tilintarkastajalla lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Pääsy järjestelmiin voidaan mahdollistaa myös viranomaisille tietyissä erityistilanteissa, kuten verotarkastuksen yhteydessä. Omapaja Oy yksilöi pyynnöstä alihankkijat, joilla on pääsy Omapaja Oy:n järjestelmiin. Henkilötietojen käsittelijät saavat käsitellä henkilötietoja vain Omapaja Oy:n antamien ohjeiden mukaisesti, ellei EU:n unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö muuta vaadi.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Omapaja Oy:n pajayrittäjien asiakkaiden rekisterin käsittelyn tarkoituksena on laskujen toimittaminen asiakkaille. Käsittely perustuu Omapaja Oy:n palvelusopimukseen, joten sille on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 b) kohdan mukainen peruste.

7. Rekisterin tietosisällöt

Pajayrittäjien asiakkaiden rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • Henkilön nimi
  • Henkilön postiosoite
  • Henkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti Omapaja Oy:n pajayrittäjältä, joka on saanut tiedot asiakkaaltaan. Omapaja Oy täydentää henkilötietoja oman toimintansa perusteella.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Omapaja Oy:n pajayrittäjien asiakkaiden rekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti Omapaja Oy:n henkilökunnan toimesta. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Omapaja käsittelee pajayrittäjien asiakkaiden henkilötietoja hoitaessaan laskujen lähettämistä. Omapaja käyttää toiminnassaan alihankkijoina järjestelmäntoimittajia. Osassa toimistaan alihankkijat voivat siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Alihankkijoiden kanssa tehdään aina sopimus henkilötietojen käsittelystä, jolla turvataan henkilötietojen suojaa.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa liittyen pajayrittäjien asiakkaiden henkilötietoihin säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain sellaisilla Omapaja Oy:n työntekijöillä, joilla on oikeus ja tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi.

IT-järjestelmissä oleviin henkilötietoihin on käyttöoikeudet vain sellaisilla henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi oltava pääsy henkilötietoihin. Käyttöoikeudet on rajattu henkilöiden työtehtävien sisällön perusteella.

12. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen

Omapaja Oy:n pajayrittäjien asiakkaiden rekisterin henkilötietoja säilytetään aika, joka vaaditaan Omapaja Oy:n palvelusopimuksen mukaisten palveluiden toteuttamiseen. Lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaissa, on säädetty vähimmäisaika, jonka ajan kirjanpidon tietoja tulee säilyttää.

13. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Pääsääntöisesti jokaisella pajayrittäjien asiakkaiden rekisteriin rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut omat henkilötietonsa. Rekisteröidyillä henkilöillä on myös oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista sekä henkilötietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada omat henkilötietonsa sellaisessa muodossa, että ne ovat siirrettävissä toiseen tietojärjestelmään. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää omien henkilötietojensa käyttö Omapaja Oy:n palveluiden markkinointitarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Omapaja Oy:stä Tietosuojavaltuutetulle.

Omapaja Oy:n pajayrittäjien asiakkaat voivat osoittaa pyynnöt liittyen omien henkilötietojensa sisältöön ja käsittelyyn Omapaja Oy:n yhteyshenkilölle. Lainsäädäntö tai tietojärjestelmien rakenne voivat estää tietyissä tilanteissa pajayrittäjän asiakkaiden oikeuksien täysimääräisen toteuttamisen. Tällaisissa tilanteissa Omapaja Oy:n yhteyshenkilö informoi asiakasta hänen oikeuksiensa toteuttamisen estävästä lainsäädännöstä tai muusta mahdollisesta, esimerkiksi tietojärjestelmiin liittyvästä seikasta, joka estää oikeuksien toteuttamisen.

Mainittujen henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvien palveluiden toteuttamisen edellytys eikä palvelua voida tarjota, mikäli tietoja jätetään antamatta. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Tämä seloste on laadittu 25.5.2018. / Tämä seloste on päivitetty viimeksi 25.5.2018. Aiemman version selosteesta voi pyytää rekisterinpitäjältä.