Blogi

Takaisin blogiartikkeleihin

Laskun perintä – mitä tehdä, jos asiakas ei maksakaan laskua?

Laskun perintä saattaa tulla eteen silloin, kun eräpäivästä huolimatta maksua ei ala näkyä tilillä. Saamatta jäänyt maksu aiheuttaa ikävää harmia. Pahimmillaan erääntyneet laskut voivat sysätä kevytyrittäjän talouden ympäri.

Lue tästä, mitä tehdä, jos asiakas jättää laskun maksamatta. 

Eräpäivä oli ja meni, mutta saatavat eivät vain ota kilahtaakseen tilille. Laskun erääntyminen ja siitä aiheutuva muistutusrumba aiheuttaa paitsi päänvaivaa myös ylimääräistä työtä. Jos kyseessä on suuri summa, koko talous voi kokea kovan kolahduksen maksamattoman laskun vuoksi. Tällaisten työtehtävien ollessa kyseessä kannattaakin pilkkoa lasku useampaan osaan, esimerkiksi kerran kuussa tai kahden viikon välein laskutettavaksi. Näin työ valmistuu vasta siinä vaiheessa, kun ensimmäinen erä on jo maksussa. 

Laskun perintä ja maksu
Kevytyrittäjän kannattaa etukäteen ottaa huomioon se, että kaikkia laskuja ei välttämättä aina makseta ajallaan. Jos Omapajan kevytyrittäjän asiakas ei maksa laskua ajoissa, Omapaja lähettää asiakkaalle automaattisesti kaksi maksumuistutusta ja tämän jälkeen se voidaan siirtää perintään.

Mikäli suinkin mahdollista, ikävään taloudelliseen yllätykseen kannattaa varautua ennalta sopivalla puskurirahastolla. Tämä saattaa tosin olla aloittelevalle kevytyrittäjälle haastavaa: rahaa pitäisi pistää sivuun siinä vaiheessa, kun sitä kipeästi tarvitaan toiminnan käynnistämiseen.

Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että laskumuistutukset ovat osa tavallista laskutuskäytäntöä, eikä siitä kannata vetää ylimääräisiä pultteja. Usein maksamattoman laskun takana on jokin inhimillinen erehdys tai unohdus, joka on yleensä helposti ja nopeasti selviteltävissä. Harmittavia lipsahduksia sattuu meistä parhaimmillekin, eikä asiakasta kannata laittaa boikottiin yhden maksumuistutuksella höystetyn laskun vuoksi. 

Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että laskumuistutukset ovat osa tavallista laskutuskäytäntöä.

Jos laskun loppusummaa ei selvittelystä huolimatta kuitenkaan ala kuulumaan, laskuttajalla on oikeus tehdä saatavien perintä. Tällöin asia etenee seuraavasti:

  • Jos asiakas ei maksa laskua ajoissa, Omapaja lähettää asiakkaalle automaattisesti kaksi maksumuistutusta.
  • Jos asiakas ei tämänkään jälkeen vielä maksa laskuaan, kevytyrittäjä voi pyytää Omapajalta, että laskun perintä siirretään perintätoimistolle.
Käänny rohkeasti epäselvissä laskutusasioissa Omapajan asiakaspalvelun puoleen!

Myös laskuttaja voi tehdä maksamisesta helppoa

Tavallisesti asiakasta lähestytään laskulla siinä vaiheessa, kun työ on saatu valmiiksi tai pitempiaikaisessa sopimuksessa esimerkiksi kuun vaihtuessa. Laskuttaja voi myös omalla toiminnallaan tehdä laskun maksamisen helpoksi: lasku kannattaa lähettää hyvissä ajoin työn valmistuttua (tai muuna sopivana ajankohtana), kun asia on vielä laskun saajan tuoreessa muistissa.

Laskuun kannattaa merkitä selkeästi, mistä työstä on kyse, mistä lasku koostuu (materiaalit, tuntimäärät) sekä kuka työn suorittaja on. Näin asiakas näkee yhdellä silmäyksellä, mistä häntä laskutetaan.

Esimerkiksi merkintä ”työ” ja summan maininta on erittäin huono vaihtoehto, koska asiakkaalla saattaa olla samanaikaisesti useita maksettavia töitä, eikä hän pelkästään laskun lähettäjän nimen perusteella voi millään päätellä, mikä homma tällä kertaa on kyseessä. Myyjä ja työn suorittaja täytyy merkitä yhteystietoineen sekä tilinumeroineen selkeästi: jos asiakas haluaa palata asiaan, hän pystyy helposti ottamaan yhteyttä yritykseen. Omapajan laskutustyökalulla tarvittavien tietojen merkitseminen on helppoa ja selkeää.

Laskuun kannattaa merkitä eräpäivä niin, että asiakas ehtii mainiosti toimittaa laskun verkkopankkiin tai kirjanpitäjälleen. Eräpäivää ei kuitenkaan kannata venyttää liikaa, jotta lasku ei hautaudu maksamattomien laskujen pinon alimmaiseksi. Laskun lähettämisestä 14 päivää on hyvä määrä maksuajaksi. Mikäli laskua ei ala eräpäivään mennessä kuulua, siitä kannattaa lähettää maksumuistutus.

Maksumuistutuksessa tulisi selvitä samat tiedot kuin varsinaisessa laskussakin:

  • tilinumero
  • laskun lähettäjä
  • avoin summa
  • laskutettava työ tai palvelu

Asiakasta voi myös muistuttaa laskusta puhelimitse tai sähköpostilla, mutta mailikeskustelu ei ole virallisesti maksumuistutus ellei keskustelu sisällä edellä mainittuja tietoja. Omapaja huolehtii maksumuistutuksen lähettämisestä asiakkaalle pajayrittäjän puolesta.

Perintälain mukaan maksumuistutuksen saa lähettää kuluttaja-asiakkaalle aikaisintaan 14 päivää laskun eräpäivästä, mikäli laskumuistutukseen lisätään kulu. Mikäli kulua ei lisätä, huomautuksen voi lähettää jo aiemmin. Yritysasiakkaan perintää ei ole säädetty lailla, mutta yleisesti noudatetaan käytäntöä, jonka mukaan muistutus lähetetään seitsemän päivää laskun erääntymisen jälkeen.

Laskun perintä voi takkuilla myös reklamaation vuoksi

Joskus maksamattoman laskun taustalla on reklamaatio: asiakas ei ole tyytyväinen laskuun, tehtyyn työhön tai siihen, mitä laskusta tai palvelusta ollaan yhteisesti sovittu. Siksi tarkka arvio tehdystä työstä, materiaalimenekistä tai työtunneista olisi hyvä pystyä arvioimaan heti kättelyssä. Asiakas olisi hyvä myös pitää aina ajantasalla mahdollisista lisätunneista tai muista ylimääräisistä kustannuksista.

Pajayrittäjä ei voi laskuttaa asiakasta työstä, mitä ei ole yhteisesti sovittu. Ei, vaikka kuinka katsoisi sen työn kannalta tärkeäksi tai välttämättömäksi. Pajayrittäjä on myös velvollinen selkeästi ilmoittamaan hintojensa arvonlisäveron esimerkiksi lauseella ”kaikkiin hintoihin lisätään arvonlisävero + 24 %”. Näin loppusumma ei pääse yllättämään. Epäselvyyksien välttämiseksi kaikki sopimukset olisi syytä tehdä kirjallisena. Näin myös laskun perintäkin on helpompaa, jos sitä tarvitaan.

Omapajan laskutustyökalu on selkeä. Tarvittavat laskutustiedot on helppo sijoittaa oikeisiin kohtiin.

Asiakas voi missä vaiheessa tahansa riitauttaa laskun eli tehdä reklamaation. Reklamaatiossa tulee ilmetä, mistä valitetaan: onko loppusumma ilmoitettu virheellisesti tai onko laskussa jokin muu puute? Samoin asiakkaan tulisi ilmoittaa, mikäli huomaa tehdyssä työssä tai palvelussa jonkin virheen. Tällöin reklamaatiossa tulisi ilmetä, mikä virhe on kyseessä.

Jos asiakas ilmoittaa maksaneensa jo laskun, hänen tulisi todistaa esimerkiksi tiliotteestaan, milloin ja millä maksutiedoilla lasku on maksettu. Mikäli asiakkaan ja myyjän käsitykset laskusta eroavat täysin, perintää voidaan jatkaa riita-asiana käräjäoikeudessa. Tämä on onneksi tarpeen äärimmäisen harvoin. 

Perintä on viisasta jättää perintätoimistolle

Suurin osa laskuista tulee maksettua ajallaan ja maksamattomistakin iso osa viimeistään toisen maksumuistutuksen jälkeen. Tavallisin syy siihen, miksi maksu viivästyy, on yksinkertaisen inhimillinen: asiakas on unohtanut maksaa laskun ajallaan. Vain pieni osa laskuista menee varsinaisesti perintään. Tosin yksikin maksamaton lasku voi tuntua kovalta kolaukselta pajayrittäjän taloudessa. 

Periaatteessa laskun perintä onnistuu myös pajayrittäjältä itseltään. Perintätoimiston käyttö on kuitenkin lähes aina järkevää, koska perintätoimistoilla on asiantuntemusta ja tehokkaat toimintatavat perinnän hoitamiseen. Se on myös ajankäytöllisesti järkevämpää kuin kuluttaa aikaansa puhelimen tai sähköpostin äärellä saatavia luetellen. Perintätoimistot ovat yrityksiä, jotka ovat erikoistuneet nimenomaan velkojen perintään. Yleensä perintätoimiston palveluihin kuuluu vapaaehtoinen ja oikeudellinen perintä.

Erääntyviä laskuja ei kannata jättää roikkumaan, vaan ne olisi hyvä toimittaa ripeästi eteenpäin, jotta velat eivät pääsisi vanhentumaan.

Erääntyviä laskuja ei kannata jättää roikkumaan, vaan ne olisi hyvä toimittaa ripeästi eteenpäin, jotta velat eivät pääsisi vanhentumaan. Tavallisesti velat vanhentuvat kolmen vuoden päästä eräpäivästä, jonka jälkeen velkojalla ei enää ole oikeutta vaatia saataviaan. Vanhentuminen katkeaa, jos velkoja ryhtyy perintätoimiin tai muuten muistuttaa velallista tämän velasta. Velka vanhenee lopullisesti viimeistään 20 vuoden kuluttua eräpäivästä. Yksityisen kuluttajan velka on ulosottokelpoinen 15 vuoden ajan. Yritysten ulosotolla ei ole vastaavaa määräaikaa.

Jos Omapajan kevytyrittäjän lasku ei tule maksetuksi huomautuksista huolimatta, Omapaja voi pajayrittäjän pyynnöstä kääntää laskun perintätoimiston huoleksi. Tavallisesti laskut kuitenkin tulevat hoidetuksi ajallaan.

Tykkäätkö jakaa somessa? – Miksi et siis jakaisi tätä?