Tietosuojaseloste

1. Tietosuojaselosteen tarkoitus

Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on toteuttaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen informointi ja viestintä, sekä antaa rekisteröidylle tiedot hänen tietojensa käsittelystä tiiviissä ja läpinäkyvässä muodossa.

Omapaja Oy tarjoaa asiakkailleen laskutuspalvelun sekä taloushallinnon palveluita. Tässä tietosuojaselosteessa käydään läpi Omapaja Oy:n periaatteet liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja suojaukseen eri tilanteissa.

2. Rekisterinpitäjä

Omapaja Oy
Y-tunnus: 2399894-2
Kauppurienkatu 31 A 1, 90100 Oulu
044 4100 500
asiakaspalvelu@omapaja.fi

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sampsa Veteläinen
Kauppurienkatu 31 A 1, 90100 Oulu
040 8288 616
sampsa.vetelainen@omapaja.fi

4. Rekisterin nimi

Kevytyrittäjien rekisteri

5. Henkilötietojen käsittelijät

Kevytyrittäjien henkilötietoja käsitellään Omapaja Oy:n oman henkilökunnan sekä Omapaja Oy:n alihankkijoiden toimesta. Omapaja Oy:n alihankkijat ovat järjestelmäntoimittajia, joilla on tekninen pääsy Omapaja Oy:n järjestelmiin niiden ylläpito- ja tukitehtävien hoitamisen vuoksi. Lisäksi järjestelmiin on pääsy Omapaja Oy:n tilintarkastajalla lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Pääsy järjestelmiin voidaan mahdollistaa myös viranomaisille tietyissä erityistilanteissa, kuten verotarkastuksen yhteydessä. Omapaja Oy yksilöi pyynnöstä alihankkijat, joilla on pääsy Omapaja Oy:n järjestelmiin. Henkilötietojen käsittelijät saavat käsitellä henkilötietoja vain Omapaja Oy:n antamien ohjeiden mukaisesti, ellei EU:n unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö muuta vaadi.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Omapaja Oy:n kevytyrittäjien rekisterin tarkoitus on asiakassuhteiden sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ja suoramarkkinointi. Henkilötietojen käsittely perustuu Omapaja Oy:n palvelusopimukseen, joten sille on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 b) kohdan mukainen peruste. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu Omapaja Oy:n oikeutettuun etuun, joten käsittelylle on myös henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 f) kohdan mukainen peruste.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään Omapajan laskutuspalvelun sekä muiden taloushallinnon palveluiden toteuttamiseen sekä näihin liittyvien lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Lisäksi henkilötietoja käytetään Omapaja Oy:n asiakasviestintään, tiedottamiseen sekä Omapaja Oy:n palveluiden markkinoimiseen olemassa oleville tai entisille asiakkaille.

Omapaja Oy:n oikeutettu etu on ottaa yhteyttä olemassa oleviin tai entisiin asiakkaisiinsa markkinoidakseen palveluitaan heille, elleivät he ole erikseen kieltäneet suoramarkkinointia.

7. Rekisterin tietosisällöt

evytyrittäjien rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

Henkilön nimi
Henkilön henkilötunnus
Henkilön osoite
Henkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Henkilön tilinumero
Henkilön aputoiminimi
Henkilön ammatti/toimiala
Henkilön kuva
Henkilön verokorttitiedot
Henkilön valitsemat vakuutustiedot
Tieto mahdollisesta viestintä -ja markkinointikiellosta
Tieto henkilöön liittyvistä muistioista, kalenteritapahtumista ja sähköpostikeskusteluista

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti Omapaja Oy:n kevytyrittäjältä itseltään. Henkilötietoja saadaan myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöiltä sekä ammattiliitoilta ja työttömyyskassoilta. Omapaja Oy täydentää henkilötietoja oman toimintansa perusteella.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Omapaja Oy:n kevytyrittäjien rekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti Omapaja Oy:n henkilökunnan toimesta. Tietoja henkilöistä luovutetaan lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi viranomaisille, vakuutusyhtiöille sekä ammattiliitoille ja työttömyyskassoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Omapaja käsittelee kevytyrittäjien henkilötietoja hoitaessaan asiakassuhteita sekä lakisääteisiä velvoitteita. Omapaja käyttää toiminnassaan alihankkijoina järjestelmäntoimittajia. Osassa toimistaan alihankkijat voivat siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Alihankkijoiden kanssa tehdään aina sopimus henkilötietojen käsittelystä, jolla turvataan henkilötietojen suojaa.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa liittyen kevytyrittäjien henkilötietoihin säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain sellaisilla Omapaja Oy:n työntekijöillä, joilla on oikeus ja tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi.

IT-järjestelmissä oleviin henkilötietoihin on käyttöoikeudet vain sellaisilla henkilöillä, joilla on työtehtäviensä vuoksi oltava pääsy henkilötietoihin. Käyttöoikeudet on rajattu henkilöiden työtehtävien sisällön perusteella.

12. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen

Omapaja Oy:n kevytyrittäjien rekisterin henkilötietoja säilytetään aika, joka vaaditaan Omapaja Oy:n palvelusopimuksen mukaisten palveluiden toteuttamiseen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen. Lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaissa, on säädetty vähimmäisaika, jonka ajan kirjanpidon ja palkanlaskennan tietoja tulee säilyttää.

13. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Pääsääntöisesti jokaisella kevytyrittäjien rekisteriin rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut omat henkilötietonsa. Rekisteröidyillä henkilöillä on myös oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista sekä henkilötietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa omien henkilötietojensa käsittelyyn tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada omat henkilötietonsa sellaisessa muodossa, että ne ovat siirrettävissä toiseen tietojärjestelmään. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää omien henkilötietojensa käyttö Omapaja Oy:n palveluiden markkinointitarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Omapaja Oy:stä Tietosuojavaltuutetulle.

Omapaja Oy:n kevytyrittäjät voivat osoittaa pyynnöt liittyen omien henkilötietojensa sisältöön ja käsittelyyn Omapaja Oy:n yhteyshenkilölle. Lainsäädäntö tai tietojärjestelmien rakenne voivat estää tietyissä tilanteissa kevytyrittäjän oikeuksien täysimääräisen toteuttamisen. Tällaisissa tilanteissa Omapaja Oy:n yhteyshenkilö informoi kevytyrittäjää hänen oikeuksiensa toteuttamisen estävästä lainsäädännöstä tai muusta mahdollisesta, esimerkiksi tietojärjestelmiin liittyvästä seikasta, joka estää oikeuksien toteuttamisen.

Mainittujen henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvien palveluiden toteuttamisen edellytys eikä palvelua voida tarjota, mikäli tietoja jätetään antamatta. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Tämä seloste on laadittu 16.5.2018. / Tämä seloste on päivitetty viimeksi 6.7.2023.