Ilmainen laskutusohjelma auttaa yrittäjää alkuun

Ilmainen laskutusohjelma vai maksullinen? Jokainen yrittäjä kohtaa jossain vaiheessa tilanteen, jossa omasta osaamisesta tulee tarve laskuttaa asiakasta. Miten valita omaan tarkoitukseen sopiva laskutusohjelma? Olisiko järkevää valita ilmainen ohjelma vai kannattaisiko siihen satsata myös rahallisesti?

Pienyrittäjänä arvostat laskutuksessa todennäköisesti maksuttomuuden lisäksi helppokäyttöisyyttä ja nopeutta. Toki laskutuksessa pääsee tarvittaessa ripeästi alkuun käyttämällä perinteisiä toimisto-ohjelmia. Esimerkiksi Microsoft Excelillä tai Wordillä pystyy luomaan laskuja.

Voit käyttää mitä tahansa tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaa laskujen muodostamiseen. Laskun tekeminen on nopeampaa, kun käytössäsi on valmis laskupohja. Ladattavia laskupohjia on verkossa tarjolla todella paljon. Voit myös itse tehdä oman laskupohjasi, mikäli valmiit mallit eivät tunnu vastaavan tarpeitasi. Laskun tekemistä helpottaa tallennettu laskupohja, jonka voit tyhjentää aina seuraavaa tietojen täyttämistä varten.

Toimisto-ohjelmien käyttäminen laskutuksessa voi onnistua, mikäli kuukausittaisten laskujesi määrä on suhteellisen pieni. Kuitenkin varsinaisen laskutusohjelman käyttämisessä on useita etuja. Moni toimija tarjoaa ilmaisia laskupohjia verkossa. Suuret tilitoimistot tarjoavat myös omia laskutusohjelmiaan yritysten käyttöön. Yleensä peruspaketti, niin sanottu karvalakkimalli laskutusohjelmasta, voi olla ilmainen, mutta edistyneemmät ja monipuolisemmat versiot ovat maksullisia.

kirjanpito, yrittäjän palvelut

Miten olisi automatisoitu laskutus?

Kun asiakasmäärä kasvaa ja laskutettavaa tulee enemmän, voi olla aika harkita automatisoitua laskutusta. Voit kohdata tarpeen muuttaa esimerkiksi tarjouksen laskuksi tai laskun muistutuslaskuksi. Laskutusohjelman avulla voit tehdä useampia laskuja ja olla vaivattomasti myös perillä siitä, mitkä niistä on maksettu. Laskutusohjelmaan voit tallettaa asiakkaat ja tuotteet. Asiakkaille voi luoda useammassa tapauksessa myös valmiita laskupohjia. Laskujen tekemiseen sekä seuraamiseen kuluu aiempaa vähemmän aikaa ja virheet vähenevät.

Imagon kannalta on tärkeää, että kaikessa ulospäin suuntautuvassa viestinnässä yritystoiminnastasi välittyy yhdenmukainen ja selkeä kuva.

Laskutusohjelman avulla laskusi näyttävät selkeästi ammattimaisemmilta asiakkaittesi silmissä. Laskutuksen oikeellisuuden näkökulmasta on tärkeää, että lasku sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Ohjelman avulla saat esimerkiksi nämä tärkeät tiedot sijoittumaan oikeisiin paikkoihin:

  • luontipäivä ja laskun numero
  • laskutettavan nimi, y-tunnus ja osoite
  • oman yrityksen nimi, y-tunnus ja osoite
  • laskutettavien tuotteiden ja/tai palveluiden määrä ja luonne
  • tuotteiden ja/tai palveluiden yksikköhinta, alv-kanta ja sen osuus
  • maksuaika ja tiedot viivästyskuluista

Imagon kannalta on tärkeää, että kaikessa ulospäin suuntautuvassa viestinnässä yritystoiminnastasi välittyy yhdenmukainen ja selkeä kuva. Laskutusohjelmat tarjoavat yleensä käyttöösi personoidut laskut, eli voit lisätä laskulle näkyviin esimerkiksi yrityksesi logon.

laskutusohjelma, mobiilikäyttö
Toimiiko laskutusohjelma helposti skaalautuen tarvittaessa myös mobiilikäyttöön?

Riittääkö ilmainen laskutusohjelma?

Yrityksillä on hyvinkin toisistaan poikkeavia tarpeita laskutukseen liittyen. Mikä sopii kaimallesi, ei välttämättä ole paras vaihtoehto sinun yritystoimintasi tueksi. Minkä tyyppistä yritystoimintasi on? Mitä, milloin ja kuinka paljon laskutat? Onko tarve seurata esimerkiksi projektin kustannuksia tai kaipaatko muita liiketoimintaa ohjaavia toimintoja?

Mikäli yritystoiminnassasi on projekti- ja urakkatyöskentelyä, rinnalle tarvitaan yleensä kustannuspaikka- tai projektiseurantaa. Niiden avulla voidaan seurata budjettia ja kannattavuutta. Useimmilla suuremmilla ohjelmistotaloilla laskutukseen linkitettäviä seurantaominaisuuksia on sisällytetty ohjelmistopaketteihin.

Mikäli laskutat samoja toimintoja säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain, ajankäytön hallinnan kannalta käyttöön sopii laskutusohjelma, joka tukee massalaskutoimintoja. Massalaskutuksen avulla voit luoda asiakkaalle (yhdelle tai useammalle) laskut samalla kertaa esimerkiksi vuodeksi eteenpäin. Mikäli joudut tekemään asiakkaalle useita pieniä laskutapahtumia, hyödyt koontilaskutuksesta. Koontilaskutuksella voidaan saman asiakkaan laskutapahtumia kasata vaikkapa kerran kuukaudessa tai tietyn euromääräisen rajan ylittyessä tapahtuvaksi laskutukseksi.

Saatavien kasvaessa reskontra- ja perintötoiminnot tulevat tarpeellisiksi.

Saatavien kasvaessa reskontra- ja perintötoiminnot tulevat tarpeellisiksi. Kun valitset toimintaasi sopivaa laskutusohjelmaa, ota huomioon, voidaanko myyntilaskut siirtää reskontraan tai kirjanpito-ohjelmaan. Joissakin laskutusohjelmissa nämä toiminnat kuuluvat pakettiin integroituina.

Laskutusprosessin kehitystä ja laskutusohjelmaa valittaessa kannattaa pyrkiä ennakoimaan myös yrityksen tulevia tarpeita. Mikäli tavoitteena on asiakasmäärän ja sen myötä myös laskutusmäärän kasvattaminen, voi olla järkevämpää valita heti alkuunsa kattavampi laskutusohjelmapaketti. Ilmainen laskutusohjelma ei tähän välttämättä riitä.

Laskutusohjelma läpinäkyväksi – Mitä pakettiin kuuluu?

Jotta voit tehdä vertailuja erilaisten ilmaisten sekä maksullisten laskutusohjelmien välillä, sinun tulee kiinnittää huomiota kokonaisuuteen. Esitä itsellesi ainakin seuraavia kysymyksiä ennen laskutusohjelman valintaa:

  • Millaiset ovat aloituskustannukset?
  • Pitääkö laskutusohjelman päivityksestä maksaa?
    • Tarkkaile tätä erityisesti, jos mielessäsi on ilmainen laskutusohjelma.
    • Esimerkiksi lainvaatimat arvonlisäveron muutokset täytyy pystyä päivittämään.
  • Onko kyseessä tarpeeksi suuri ohjelmistotalo, joka pystyy tarjoamaan todennäköisesti palvelun sinulle vuosiksi eteenpäin?
  • Millä ehdoilla ja millaisella irtisanomisajalla voit irtisanoa sopimuksen?
  • Millaisia laskutuspalvelun ominaisuuksia tarvitset käyttöösi?
    • Tuletko toimeen pelkillä perusominaisuuksilla vai tarvitseeko liiketoimintasi joitain erityisiä ominaisuuksia laskutusta varten?
  • Tarjoaako laskutusohjelma sekä verkko- että paperilaskutuksen ja lisäksi paperilaskujen postituksen tarvittaessa?
  • Millaisia maksuehtoja laskutusohjelma tarjoaa?
    • Heti
    • 7 päivää
    • 14 päivää
    • 30 päivää
  • Voiko laskutusohjelmalla luoda viivakoodeja ja virtuaaliviivakoodeja?
  • Voiko laskutusohjelmalla luoda hyvityslaskuja?
  • Voitko lähettää laskutusohjelmalla maksumuistutuksen?
  • Toimitko kansainvälisillä markkinoilla?
    • Taipuuko laskutusohjelma useammalle kielelle ja valuutalle?
  • Millaista raportointia tai koostepalvelua laskutusohjelma sisältää?
  • Onko laskutusohjelma turvallinen käyttää?
    • Käyttääkö palvelu varmistettuja tietokantoja ja konesaleja?
    • Tekeekö palveluntarjoaja varmuuskopiot automaattisesti?
  • Millaista tukea saat palveluun?
    • Saatko apua laskutusohjelman käyttöön toivomassasi kanavassa toivomaasi aikaan?
    • Kuinka paljon tukipalvelut maksavat?

Laskut lankoja pitkin – verkkolaskutus

Kotimaamme on edelläkävijä pankkipalveluiden digitalisoinnissa, ja myös verkkolaskutus on yhä suositumpaa. Rahat siirtyvät tililtä toiselle yleensä edullisemmin, mikäli transaktio tapahtuu verkon välityksellä. Tämä on syytä muistaa myös yritysten maksuliikenteessä. Tarkistathan siis maksuliikenteen hinnaston pankistasi? Esimerkiksi viitenumerolla varustettu lasku voi olla edullisempi kuluiltaan kuin jos laskussa yksilöintitietona on pelkkä viesti.

Mikäli osaamisestasi halutaan maksaa ainoastaan verkkolaskulla, et pärjää enää perinteisillä toimisto-ohjelmilla vaan tarvitset käyttöösi laskutusohjelmaan. Laskutettavien vaatimusten ohella laskutuksesi volyymi määrittelee hyvin pitkälle sen, missä vaiheessa yrityksesi kannattaa siirtyä sähköiseen laskutukseen.

laskupino, stressi
Omapajan laskutuspalvelun avulla säästät aikaasi manuaaliselta työltä ja tarkastukselta.

Verkkolaskutuksen edut tiivistetysti ovat

  • helppous
  • nopeus
  • varmuus
  • virheettömyys
  • luontoystävällisyys ja
  • edullisuus.

Sähköinen laskutus nopeuttaa maksuprosessia esimerkiksi siitä syystä, että verkkolasku menee suoraan oikealle henkilölle käsiteltäväksi. Pienyrittäjän kassavirta ei välttämättä kestä useinkaan sitä, että lasku hukkuu laskutettavan yrityksen sähköpostilaatikkoon.

Verkkolaskutus voi vähentää laskutukseen liittyviä pullonkauloja. Laskutusohjelman tai -palvelun avulla autat asiakastasi maksamaan laskunsa sinulle ajallaan. Joka tapauksessa laskutustyön automatisointi usein kannattaa, jotta voit keskittyä tekemään sitä, mitä parhaiten osaat. Aluksi voi kokeilla, miten ilmainen laskutusohjelma toimii käytännössä ja siirtyä sitten maksulliseen.

Omapajassa saat laskutusohjelman lisäksi käyttöösi myös kirjanpitopalvelut

Omapajan laskutuspalvelulla on myös käytössään helppo ja kätevä laskutusohjelma. Useat omapajalaiset pitävät sitä yhtenä tärkeimpänä apuvälineenä, kun he kertovat kokemuksia kevytyrittäjyydestä.

Mikäli et halua pohtia kovinkaan tarkkaan, mikä laskutusohjelma olisi tilanteeseesi paras, voit valita ketterän Omapaja-laskutuspalvelun. Voit keskittyä siihen, missä olet vahvimmillasi!

Kun valitset Omapajan yhteistyökumppanikseksi, voit muuttaa osaamisesi palveluksi. Näin ollen asiakkaat voivat ostaa palvelusi helposti laskulla, eli voit laskuttaa ilman yrityksen perustamista. Laskutuspalvelun lisäksi me Omapajassa olemme apunasi tarvittaessa jo yritystoiminnan suunnitteluvaiheessa, palvelujen ja/tai tuotteiden hinnoittelussa, myynti- ja markkinointisuunnittelussa sekä sopimusasioissa.

Omapajan palvelussa ei ole aloitusmaksua tai kiinteää kuukausimaksua. Palvelu maksaa silloin, kun laskutat asiakkaitasi ja nostat palkkaa tai korvauksia. Palvelumaksu on kiinteä 5 % + alv 24 % laskutuksen arvonlisäverottomasta summasta. Omapaja huolehtii puolestasi kirjanpidon, verotukselliset ja muut velvoitteet viranomaisten kanssa. Sinä voit nauttia tulosi helposti ja kätevästi palkkana.

Omapaja-yrittäjänä voit saada maksutonta sparrausapua ja valmennusta, joiden avulla kasvatamme ja kehitämme yhteistyössä yritystoimintaasi, tuotteitasi ja liiketoimintaosaamistasi. Mikäli toimintasi kasvaa niin paljon, että on järkevää siirtyä y-tunnukselliseksi yrittäjäksi, olemme myös muutosvaiheessa apunasi. Yritystoiminnan jatkaminen onnistuu siis edelleen Omapajan kautta.

Lue lisää Omapajan laskutuspalvelusta.