Vuosikello on useiden tahojen hyödyntämä johtamisen ja ajanhallinnan väline, josta hyötyvät niin isot kuin pienetkin toimijat. Kerromme vuosikellon hyödyistä ja miten sellaisen voi tehdä. Mukana myös ilmainen vuosikellopohja.
Mikä vuosikello on?
Vuosikelloa käytetään apuna ajankäytön suunnittelussa, koska siinä näkyvät tärkeät toimenpiteet yhden vuoden ajalta. Useimmiten se on visualisoitu kellotaulun muotoon, mutta se voi olla myös taulukko tai joku muu. Tärkeintä on, että siihen on kirjattu merkittävät tapahtumat kuukausitasolla.
Käytetään laajalti eri aloilla ja sopii eri teemoihin. Hyvin tyypillisesti sen avulla tehdään markkinoinnin vuosisuunnitelmaa, mutta sitä käytetään paljon muuallakin kuten varhaiskasvatuksessa ja erilaisissa järjestöissä. Ei ole olemassa alaa, jossa toiminnan paremmasta suunnittelusta ei olisi hyötyä.
Miksi ottaa vuosikello käyttöön?
Hyvin suunniteltu on puoleksi tehty. Toiminnan suunnittelulla ajankäyttö tehostuu ja saat enemmän aikaan vähemmällä stressaamisella. Suunnittelemalla ajankäyttö hyvin tavoitteisiin päästään todennäköisemmin.
On melko tyypillistä, että kaikki toiminnan tueksi kerätty tieto ja aikataulut hukkuvat jonnekin useiden tekstitiedostojen ja erilaisten taulukoiden viidakkoon. Tekemisen sijaan aikaa kuluu liikaa kokonaiskuvan hahmottamiseen.
Yksi vuosikellon hyödyllisimmistä ominaisuuksista on visuaalisuus, joka helpottaa ajankulun hahmottamista. Siksi on suositeltavaa käyttää kellotaulumuotoa, taulukon sijaan.
Vuosikello auttaa sinua tunnistamaan vuosittain toistuvat tapahtumat ja erilaista kausivaihtelua tekemisessä. Sen avulla voit tasata työkuormaa, koska huomaat ennalta hiljaisemmat kaudet, jolloin voit tehdä sellaisia tarpeellisia töitä, joita kiireellisimpinä aikoina et ehdi.
Sitä käytetään paljon markkinoinnin suunnittelussa, sillä se helpottaa tiedonkulkua eri tekijöiden välillä. Markkinoinnin tavoitteiden saavuttamiseksi täytyy usein tehdä kovasti töitä ja käynnissä on monenlaisia toimintoja samaan aikaan. Markkinoinnin toteuttamiseen kuuluu huomattavasti vähemmän aikaa ja resursseja, kun kukaan ei tee turhaa päällekkäistä työtä.
Kevytyrittäjälle se on oiva itsensä johtamisen väline. Käytät vähemmän aikaa turhaan säätämiseen ja voit keskittyä olennaiseen eli oman leipäsi tienaamiseen.
Miten vuosikelloa kannattaa käyttää?
Määrittele itse tarkkuus, jolla haluat tehtäviä ja määräpäiviä vuosikelloon kirjata. Päätä sen pohjalta seuraavaksi vuosikellomalli, jota käytät. Voit tehdä sellaisen itse tai ottaa käyttöön valmiin pohjan.
Kirjaa seuraavaksi kuukausittain tapahtumat, tärkeät asiat ja deadlinet. Moni hyötyy deadlineista, vaikka niitä ei ulkopuolelta annettaisikaan, koska ne auttavat työskentelemään tehokkaammin.
Organisaatiot, yhteisöt tai yritykset, jotka käyttävät vuosikelloa, voivat tarvita eri toiminnoille erilliset pohjat. Esimerkiksi markkinoinnin vuosikello, jossa näkyy sen laaja kuva ja sisällöntuotannolle omansa.
Vuosikelloon kirjattavat tapahtumat tai toimet ovat toisistaan riippuvaisia. Esimerkiksi jos olet suunnitellut toukokuussa meneväsi messuille esittelemään yrityksesi tai organisaatiosi toimintaa, niin silloin viimeistään huhtikuussa, mielellään jo maaliskuussa tai aiemmin, sinun täytyy valmistella tapahtumaan menoa.
Vuosikelloon kannattaa suhtautua joustavasti. Et todennäköisesti tiedä, mitkä asiat vuoden aikana voivat muuttua, joten joustavuus suunnitelmien suhteen on tarpeen. Tietoja pohjaan voi ja kannattaa täydentää vuoden mittaan.
Lataa ilmainen vuosikellopohja. Voit täyttää tekstikenttiä Adobe Readerissa tai tulostaa pohjan ja kirjoittaa käsin.
