Tarjouspyyntö-termiä käytetään yleiskielessä kuvaamaan monenlaisia prosesseja. Yksinkertaisimmillaan on kyse asiakkaiden tekemistä tarjouspyynnöistä yrityksen nettisivujen kautta ja sitten on tarkoin lailla säädellyt julkisiin hankintoihin liittyvät menettelyt. Tässä käsittelemme kuluttaja-asiakkaiden tekemiä kevytyrittäjille tehtyjä tarjouspyyntöjä, joiden käsittelyyn ei liity lailla säädettyä prosessia.
Kuluttajat lähettävät tarjouspyyntöjä tekijöille tavallisesti tilanteessa, jossa he haluavat vertailla eri palveluntarjoajia keskenään ja etsivät vertailukelpoisia tarjouksia. Se on kannaltasi hyvä asia, sillä tiedät että tarjouksen kyselijällä on jo ostohousut jalassa. Kaikille tarjouksen kyselijöille kannattaa vastata, mutta jokaiseen ei välttämättä kannata lähteä tekemään tarjousta.
Tarjouksen tekemistä kannattaa harkita ja itse tarjous tehdä huolella, koska jos sitä pyytänyt taho hyväksyy tarjouksen, teillä on jo käytännössä sopimus työn tekemisestä tarjouksessa esitetyillä ehdoilla. Esitteen tai hinnaston lähettäminen ei vielä ole varsinainen tarjous.
Ennen työn aloittamista on suositeltavaa tehdä toimeksiantosopimus, jotta voitte käydä yhteistyön ehdot vielä kerran läpi ja palata sopimukseen, jos syntyy erimielisyyksiä projektiin liittyvistä yksityiskohdista.
Käy ensin läpi tarjouspyyntö huolellisesti ja pohdi onko kyseessä sinulle kannattava projekti. Joskus jo ensimmäisestä yhteydenotosta käy ilmi, että et pysty vastaamaan asiakkaan tarpeisiin. Silloin asiakkaalle kannattaa lähettää kohtelias ja perusteltu vastaus, jossa käyt läpi syyt, miksi et voi tehdä tarjousta. Kieltäytyminen voi olla hankalaa, mutta joskus se on molempien osapuolten kannalta hyvä ratkaisu.
Jos taas tarjouspyyntöjä tulee paljon, voit seuloa joukosta itsellesi parhaat projektit. Silloin erityisesti voit kiinnittää huomiota siihen, että onko kyseessä työ, joka kiinnostaa ja innostaa sinua tavallista enemmän.
Selkeys on aina hyvä merkki tarjouspyynnössä. Voit toki aina kysellä lisätietoja, mutta mitä paremmin laadittu pyyntö on, sitä todennäköisemmin asiakas on kartalla omista tarpeistaan ja vaatimuksistaan urakan tai projektin suhteen.
Voit myös itse vaikuttaa sinulle tulevien pyyntöjen laatuun listaamalla esimerkiksi verkkosivuillesi, millaisia toivot niiden olevan. Samalla voit selventää, millaisia projekteja teet mielelläsi ja mistä kieltäydyt.
Yhtä kaikkiin tilanteisiin sopivaa tarjousmallia on vaikea antaa, mutta joitakin yhteisiä piirteitä hyvällä vastauksella pyyntöön on.
Ihan ensimmäiseksi tarjouksessa tulee vastata asiakkaan esittämiin kysymyksiin. Jos kysymyksiin ei vastata, asiakas tuskin tarttuu tarjoukseen, ellei se ole muuten poikkeuksellisen kiinnostava. Silloinkin joudut todennäköisesti vastaamaan niihin myöhemmin.
Kuvaile palvelusi selkeästi tarjouksessa. Kuvauksesta tulisi käydä ilmi, mitä kaikkea asiakas saa ja palvelun hinnoittelu avattuna niin hyvin, että hän tietää millainen lasku hänelle on tulossa, jos päädytte yhteistyöhön. Jos hinnoittelu tuntuu vaikealta, kannattaa lukea aiheesta hieman, jotta saat viilattua sen kohdilleen. Kerro samalla, millainen maksuehto laskuun on tulossa.
Sisällytä kuvaukseen ripaus markkinointia eli kerro asiakkaalle, miksi juuri sinun palvelusi kannattaisi valita. Osa hyvää tarjousta on kertoa, missä ajassa projekti sinulta hoituu. Toimitusajan arviossa tulee olla realistinen, eikä lähteä lupaamaan asiakkaalle mahdottomia. Sillä varmistat, että asiakkaasi ei koe pettymyksiä ja vältät reklamaatiotilanteet.
Älä tee tarjouksesta liian pitkää! Asiakas voi saada monia tarjouksia luettavakseen ja osa voi karsiutua jo sen perusteella, että niissä jaaritellaan epäolennaisuuksia.
Kerro tarjouksessasi päivämäärin ilmaistuna, mihin asti se on voimassa, jotta olette molemmat kartalla tilanteesta eikä väärinymmärryksiä synny. Se aikatauluttaa kätevästi sen, missä aikataulussa sinun tulee saada vastaus, joten mitään ei jää roikkumaan ilmaan.
Pidä yhteyttä ennen kuin tarjouksen voimassaoloaika umpeutuu. Asiakkaan kanssa kannattaa keskustella siitä huolimatta, vaikka hän ei suoraan hyväksyisi tarjoustasi, sillä joskus voitte viilata sitä yhdessä molempia miellyttävään suuntaan.
Ota opiksi jokaisesta tarjousprosessista. Aina löytyy kehitettävää, vaikka olisit kuinka harjaantunut tarjousten laatija. Jos taas olet ensimmäisiä kertoja sellaisia kirjoittamassa, sitä suuremmalla syyllä sinun tulee miettiä, missä olisi hyvä parantaa.
Loppuun vielä vinkiksi, että kevytyrittäjämme voivat tehdä tarjouksia asiakkailleen laskutusjärjestelmämme kautta.