Tarjouksen ja sopimuksen tekeminen voi tuntua aluksi haastavalta. Mitä niissä tulee huomioida, jotta ne vastaisivat tarkoitustaan mahdollisimman hyvin? Onko olemassa joitakin olennaisia asioita, joita tarjouksessa ja sopimuksessa kannattaa olla? Kyllä on. Perehdymme niihin tässä artikkelissa.
Tarjouksen ja sopimuksen tekemiseen kannattaa panostaa. Jos nimittäin onnistut tarjouksen tekemisessä, asiakas vastaa siihen hyväksyvästi – ja saat kaupan aikaiseksi. Oikeustoimilain mukaan sopimus eri osapuolten välillä syntyy, kun tarjous hyväksytään sen voimassaoloaikana sellaisenaan. Tällöin se sitoo sopimuksen molempia osapuolia.
Virallisesti ajateltuna tarjous on sopimusta edeltävä oikeustoimi. Tavallisesti se lähetetään vastaukseksi tarjouspyyntöön, eli ensin on tarjouksen tekeminen ja sen jälkeen sopimuksen tekeminen. Voit kuitenkin lähettää sen myös ilman erillistä pyyntöä, jos ajattelet vastaanottajan hyötyvän tarjoamastasi työstä.
Tarjous kannattaa tehdä hyvin ja huolella, sillä se on erittäin merkittävä tekijä myyntiprosessissa. Tarjouksen tekeminen lähtee siitä, että otat huomioon kaikki sellaiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa siihen, millainen mielikuva yrityksestäsi ja tekemäsi työn laadusta syntyy tarjouksen saajalle. Olennaisinta on, että saat vakuutettua hänet siitä, että voit ja osaat auttaa häntä.
Tarjouksen tekeminen vaatii harjoittelua, kun haluat tehdä sen mahdollisimman täydellisesti. Aina on kuitenkin aloitettava jostain, ja joskus ensimmäinenkin tarjous on tehtävä. Jos olet tekemässä ensimmäistä tarjoustasi, tai ylipäätään haluat harjaantua tarjouksen tekemisessä, ota huomioon ainakin seuraavat seikat:
Hyvin tehdyssä tarjouksessa on aina otsikko ja intro. Niiden avulla on tarkoitus heti osoittaa toteen, että on ymmärtänyt asiakkaan tarpeen. Miksi ylipäätään on luonut tarjouksen? Jos asiakas on aiemmin ilmaissut jonkun huolenaiheen, se kannattaa huomioida jo alussa. Tällä tavoin saat asiakkaallesi heti tunteen, että hän on tullut kuulluksi. Tarjouksen tekeminen lähtee siis asiakkaan tarpeesta.
Kun tarjouksen rakenne on mietitty valmiiksi, sisältö on helpompi tuottaa. Kirjaa tarjoukseesi ainakin seuraavat kohdat: Asiakkaan ongelma ja siihen ratkaisu, tarjoamasi työn hyödyt, hinta, aikataulu, referenssit ja yrityksesi esittely.
Kerro ytimekkäästi ja selkeästi, mitä asiakas saa sinulta, kun hän hyväksyy tarjouksen. Kuvauksen yhteyteen voi lisätä hyvin jonkin visuaalisen elementin, joka kuvastaa tuotettasi tai palveluasi. Käytä tarjouksessa helposti ymmärrettävää, sujuvaa ja huoliteltua kieltä. Kerro ennen muuta siitä, mitä asiakas sinulta saa kuin miten aiot työsi toteuttaa.
Hinnoittelu on yksi oleellisimmista seikoista tarjouksessa. Yksinkertaistettuna on kuitenkin niin, että asiakkaan maksaman hinnan tulee olla korkeampi kuin palvelun tai tuotteen toteutuksen aiheuttamat kustannukset. Jotta asiakas ymmärtää, mistä hinta koostuu, ole hinta-arviossasi selkeä ja läpinäkyvä. Se lisää luottamusta. Myös arvonlisäveron osuus on hyvä ilmoittaa hinnassa aina erikseen.
Kannattaa muistaa, että asiakas ei aina halua välttämättä ostaa halvinta tuotetta tai palvelua. Laadusta ja luotettavuudesta ollaan myös usein valmiita maksamaan. Kiinnitä siis huomiosi niihin.
Referenssit kertovat muun muassa siitä, että olet tehnyt tarjotun asian aiemminkin ja sinuun voi luottaa. Referenssit kannattaa esittää niin, että ne ovat helposti ja selkeästi nähtävillä ja ymmärrettävissä. Yleisesti luotettavuuteen ja referensseihin liittyvä asia on asiakastiedot. Ne kannattaa tuoda esiin tarjouksessa, sillä niillä saat luotua läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta.
Tarjouksen tekeminen on helpompaa, jos käytät aina aina samaa tarjouspohjaa, mutta itse sisältö kannattaa luoda tilaajan mukaan. Mahdollisen asiakkaasi täytyy kokea, että ymmärrät hänen haasteensa ja liiketoimintansa ylipäätään. Olennaisinta kuitenkin on, että mahdollinen asiakkaasi ymmärtää, mitä tarjota ja millaisella hinnalla – juuri hänelle.
Tarjouksessa on erittäin tärkeää tuoda esiin myös ehdot. Työn tai palvelun toimitus maksuaikatauluineen ja aloitusajankohtineen sisältää aina jollain tavoin ehtoja. Pelkästään ehtoihin viittaaminen ei välttämättä riitä, vaan niiden tulisi olla liitteenä tarjouksessa.
Yleisilmeeltään tarjouksen kannattaa olla viimeistelty ja ammattimaisen näköinen. Hyvästäkään sisällöstä ei nimittäin ole hyötyä, jos sitä on vaikea lukea ja yleisilme on epämääräinen. Tarjouksen tekeminen vaatii sen, visuaaliset elementit tukevat sisältöä, kun niitä on käytetty viisaasti.
Asiakkaalle on tärkeää ymmärtää, kenen kanssa hän on tekemisessä. Kerro siis lyhyesti itsestäsi, ja miten sinut tavoittaa helposti. Lisää tarjoukseesi sekä lähettäjän että vastaanottajan tiedot sekä tarjouksen voimassaoloaika.
Sopimuksen tekeminen on kyseessä silloin, kun kuluttaja ostaa yritykseltä jonkun tuotteen tai palvelun. Sopimus syntyy siis esimerkiksi silloin, kun kuluttaja hyväksyy yrityksen antaman tarjouksen, joka koskee yrityksen tarjoamaa tuotetta tai palvelua.
Sopimus sitoo molempia osapuolia. Kummankin osapuolen on siis noudatettava velvoitteita, jotka kuuluvat sopimusehtoihin. Kumpikaan osapuoli ei voi yksipuolisesti ilman erityistä syytä muuttaa sopimusta.
Riitatilanteissa voi olla vaikeaa näyttää toteen suullisesti tehtyä sopimusta. Tästä syystä kannattaa aina sopia kirjallisesti tuotteen tai palvelun tuottamisesta. Kirjallinen sopimuksen tekeminen on siis suositeltavaa.
Sopimuksen tekeminen kannattaa hoitaa huolella, niin säästyy väistämättä vähemmällä myöhemmin. Jos sopimusehdoista nimittäin tulee myöhemmin kiistaa, myyjän laatimia vakiosopimusehtoja tulkitaan kuluttajan eduksi, jos ne on kirjattu epäselvästi ja tulkinnanvaraisesti.
Sopimuksen keskeisin sisältö tulisi olla ehdoissa selkeästi kirjoitettuna ylös. Ehtoihin tulisi kirjata ainakin seuraavat asiat:
Tarjouksen tekeminen kysyy aina työtä ja vaivannäköä, varsinkin jos sen tekee alusta alkaen kokonaan itse. Voit kuitenkin helpottaa työtäsi tässä asiassa huomattavasti oikeanlaisilla työkaluilla, sekä tarjous- ja sopimuspohjilla.
Omapajalla on kevytyrittäjilleen laskutusjärjestelmässä tarjolla muun muassa hyvät pohjat, joilla tarjouksen tekeminen ja sopimuksen tekeminen sujuvat. Hanna Jääskeläinen Omapajalta kertoo, että käyttämällä Omapajan laskutusjärjestelmän tarjouspohjaa voi helposti luoda fiksun näköisen tarjouksen. Tarjouspohja löytyy laskutusjärjestelmän Tarjoukset-osiosta.
Omapajalla on laskutusjärjestelmässä tarjolla käyttöösi muun muassa hyvät pohjat tarjouksen tekemiseen ja sopimuksen tekemiseen.
”Tarjouspohjalle lisätään asiakkaan tiedot, tarjouksen tiedot sekä tarjoukseen sopiva kuva. Kun tarjous on tehty, linkin tarjouksen esikatselusta voi lähettää asiakkaalle esimerkiksi sähköpostitse. Tällöin asiakas pääsee katsomaan tarjousta selaimen kautta. Halutessaan tarjouksen voi kuitenkin tulostaa myös pdf-muodossa.”
Omapajan laskutusjärjestelmästä löytyy myös valmis pohja toimeksiantosopimukselle, joten sopimuksen tekeminen helpottuu huomattavasti. Tämä sopimuspohja löytyy pdf-muodossa sekä suomeksi että englanniksi laskutusjärjestelmän Materiaalipankki-osiosta.
”Toimeksiantosopimuspohjassa on valmiina yleiset sopimusehdot sekä vastuu- ja salassapitolausekkeet. Sopimukseen voi itse täydentää sopimuksen osapuolet sekä sopimuksen tarkemmat tiedot.”
Jos haluat, että tarjouksen tekeminen ja sopimuksen tekeminen on itsellesi mahdollisimman helppoa ja vaivatonta, ota avuksesi Omapajan sopimuspohjat. Pääset luomaan oman tarjouksesi ja sopimuksesi, kun olet rekisteröitynyt Omapajaan ja saanut sitä kautta tunnukset laskutusjärjestelmäämme. Rekisteröityminen on ilmaista eikä velvoita sinua mihinkään. Tervetuloa tutustumaan!