Ilmainen laskutusohjelma ja ilmainen kirjanpito-ohjelma kuulostavat ajatuksena mahtavalta, mutta mitä kaikkea vastuullesi jää, jos haluat suoritua työsi laskutuksesta itsenäisesti? Voiko mikään olla loppujen lopuksi ilmaista? Tai voiko ilmainen olla hyvä?
Kun laskutettavaa kertyy kuukausitasolla vähän, voi olla tarpeen tarkastella laskutuksesta kertyviä kustannuksia. Laskut voi luoda itsekin perinteistä toimisto-ohjelmaa käyttäen tai netin ilmaisia laskutusohjelmia hyödyntäen.
Älä vaivaa enempää päätäsi paperiasioilla!
|
Laskun luominen itsenäisesti on periaatteessa yksinkertaista, mutta laskuista, perinnästä, eräpäivistä ja arkistoinnista huolehtiminen jää silloin omille harteille.
Excel-laskupohja, ilmainen ja valmiiksi koneellasi
Jos itsenäinen ja ilmainen kirjanpito on sinulle tärkeää ja olet valmis näkemään vaivaa sen hoitamiseksi, tarkalla järjestelmällisyydellä saat laskutuksen onnistumaan.
Laskutuksessa pääsee tarvittaessa ripeästi alkuun käyttämällä perinteisiä toimisto-ohjelmia ja niiden laskupohjia. Esimerkiksi kirjanpito Excelillä tai Wordilla on mahdollista, koska ilmainen laskujen Word- tai Excel-pohja löytyy lähes jokaisen yrittäjän tietokoneelta.
Voit käyttää mitä tahansa tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaa laskujen muodostamiseen. Laskun tekeminen on nopeampaa, kun käytössäsi on valmis laskupohja. Ladattavia laskupohjia on verkossa tarjolla todella paljon.
Toimisto-ohjelmien käyttäminen laskutuksessa voi onnistua, mikäli kuukausittaisten laskujesi määrä on suhteellisen pieni.
Kannattaa harkita myös ihan oman laskupohjan tekoa, mikäli valmiit mallit eivät tunnu vastaavan tarpeitasi. Laskun tekemistä helpottaa tallennettu laskupohja, jonka voit tyhjentää aina seuraavaa tietojen täyttämistä varten.
Toimisto-ohjelmien käyttäminen laskutuksessa voi onnistua, mikäli kuukausittaisten laskujesi määrä on suhteellisen pieni. Kuitenkin varsinaisen ilmaisen laskutusohjelman käyttämisessä on useita etuja. Moni toimija tarjoaa ilmaisia laskupohjia verkossa.
Suuret tilitoimistot tarjoavat myös omia laskutusohjelmiaan yritysten käyttöön. Yleensä peruspaketti, niin sanottu karvalakkimalli laskutukseen tarkoitetusta ohjelmasta, voi olla ilmainen, mutta edistyneemmät ja monipuolisemmat versiot ovat maksullisia.
Omapajan kevytyrittäjien käyttämä laskutustyökalu on helppokäyttöinen. Laskun luonti on yksinkertaista ja voit selata vanhoja maksutapahtumiasi pitkällä aikavälillä.
Miten olisi automatisoitu laskutus?
Kun asiakasmäärä kasvaa ja laskutettavaa tulee enemmän, voi olla aika harkita automatisoitua laskutusta. Voit kohdata tarpeen muuttaa esimerkiksi tarjouksen laskuksi tai laskun muistutuslaskuksi. Laskutuskäyttöön tarkoitetun ohjelman avulla voit tehdä useampia laskuja ja olla vaivattomasti myös perillä siitä, mitkä niistä on maksettu.
Ohjelmaan voit tallettaa asiakkaat ja tuotteet. Asiakkaille voi luoda useammassa tapauksessa myös valmiita laskupohjia. Laskujen tekemiseen sekä seuraamiseen kuluu aiempaa vähemmän aikaa ja virheet vähenevät.
Imagon kannalta on tärkeää, että kaikessa ulospäin suuntautuvassa viestinnässä yritystoiminnastasi välittyy yhdenmukainen ja selkeä kuva.
Kun käytät laskutukseen tarkoitettua ohjelmaa, laskusi näyttävät selkeästi ammattimaisemmilta asiakkaittesi silmissä. Laskutuksen oikeellisuuden näkökulmasta on tärkeää, että lasku sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Ohjelman avulla saat esimerkiksi nämä tärkeät tiedot sijoittumaan oikeisiin paikkoihin:
- luontipäivä ja laskun numero
- laskutettavan nimi, y-tunnus ja osoite
- oman yrityksen nimi, y-tunnus ja osoite
- laskutettavien tuotteiden ja/tai palveluiden määrä ja luonne
- tuotteiden ja/tai palveluiden yksikköhinta, alv-kanta ja sen osuus
- maksuaika ja tiedot viivästyskuluista
Yrityksesi logo laskulle mukaan
Imagon kannalta on tärkeää, että tekemistäsi laskuista välittyy maksutietojen ja laskun loppusumman lisäksi myös yhdenmukainen ja selkeä kuva yrityksestäsi. Laskutukseen tarkoitetut ohjelmat tarjoavat yleensä käyttöösi personoidut laskut, eli voit lisätä laskulle näkyviin esimerkiksi yrityksesi logon.
Riittääkö ilmainen sähköinen laskutusohjelma?
Yrityksillä on hyvinkin toisistaan poikkeavia tarpeita laskutukseen liittyen. Mikä sopii kaimallesi, ei välttämättä ole paras vaihtoehto sinun yritystoimintasi tueksi. Minkä tyyppistä yritystoimintasi on?
Mitä, milloin ja kuinka paljon laskutat? Onko tarve seurata esimerkiksi projektin kustannuksia tai kaipaatko muita liiketoimintaa ohjaavia toimintoja?
Mikäli yritystoiminnassasi on projekti- ja urakkatyöskentelyä, rinnalle tarvitaan yleensä kustannuspaikka- tai projektiseurantaa. Niiden avulla voidaan seurata budjettia ja kannattavuutta. Useimmilla suuremmilla ohjelmistotaloilla laskutukseen linkitettäviä seurantaominaisuuksia on sisällytetty ohjelmistopaketteihin.
Omapajan laskutuspalvelun avulla säästät aikaasi manuaaliselta työltä ja tarkastukselta.
Mikäli laskutat samoja toimintoja säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain, ajankäytön hallinnan kannalta käyttöön sopii laskutukseen tarkoitettu ohjelma, joka tukee massalaskutoimintoja. Massalaskutuksen avulla voit luoda asiakkaalle (yhdelle tai useammalle) laskut samalla kertaa esimerkiksi vuodeksi eteenpäin.
Mikäli joudut tekemään asiakkaalle useita pieniä laskutapahtumia, hyödyt koontilaskutuksesta. Koontilaskutuksella voidaan saman asiakkaan laskutapahtumia kasata vaikkapa kerran kuukaudessa tai tietyn euromääräisen rajan ylittyessä tapahtuvaksi laskutukseksi.
Saatavien kasvaessa reskontra- ja perintätoiminnot tulevat tarpeellisiksi.
Saatavien kasvaessa reskontra- ja perintätoiminnot tulevat tarpeellisiksi. Kun valitset toimintaasi sopivaa ohjelmaa laskutukseesi, ota huomioon, voidaanko myyntilaskut siirtää reskontraan tai yrityksen kirjanpito-ohjelmaan. Joissakin ohjelmissa nämä toiminnat kuuluvat pakettiin integroituina.
Laskutusprosessin kehitystä ja laskutusohjelmaa valittaessa kannattaa pyrkiä ennakoimaan myös yrityksen tulevia tarpeita. Mikäli tavoitteena on asiakasmäärän ja sen myötä myös laskutusmäärän kasvattaminen, voi olla järkevämpää valita heti alkuunsa kattavampi laskutusohjelmapaketti. Ilmaisen ohjelman ominaisuudet ei tähän välttämättä riitä.
Ohjelma läpinäkyväksi – millainen on hyvä laskutusohjelma?
Jotta voit tehdä vertailuja maksullisen ja ilmaisen laskutusohjelmien välillä, sinun tulee kiinnittää huomiota kokonaisuuteen.
Esitä itsellesi ainakin seuraavia kysymyksiä ennen ohjelman valintaa:
-
Millaiset ovat aloituskustannukset?
-
Pitääkö ohjelman päivityksestä maksaa?
-
Tarkkaile tätä erityisesti, jos mielessäsi on ilmainen ohjelma.
-
Esimerkiksi lainvaatimat arvonlisäveron muutokset täytyy pystyä päivittämään.
-
-
Onko kyseessä tarpeeksi suuri ohjelmistotalo, joka pystyy tarjoamaan todennäköisesti palvelun sinulle vuosiksi eteenpäin?
-
Millä ehdoilla ja millaisella irtisanomisajalla voit irtisanoa sopimuksen?
-
Millaisia laskutuspalvelun ominaisuuksia tarvitset käyttöösi?
-
Tuletko toimeen pelkillä perusominaisuuksilla vai tarvitseeko liiketoimintasi joitain erityisiä ominaisuuksia laskutusta varten?
-
-
Voiko ohjelmalla lähettää laskut niin verkko-, sähköposti- kuin paperilaskuinakin?
-
Onko pdf-laskujen lähettäminen ja tallentaminen mahdollista?
-
Millaisia maksuehtoja ohjelma tarjoaa?
-
Heti, 7 päivää, 14 päivää, 30 päivää
-
-
Voiko ohjelmalla luoda viivakoodeja ja virtuaaliviivakoodeja?
-
Voiko ohjelmalla luoda hyvityslaskuja?
-
Voitko lähettää ohjelmalla maksumuistutuksen?
-
Toimitko kansainvälisillä markkinoilla?
-
Taipuuko ohjelma useammalle kielelle ja valuutalle?
-
-
Millaista raportointia tai koostepalvelua ohjelma sisältää?
-
Onko ohjelma turvallinen käyttää?
-
Käyttääkö palvelu varmistettuja tietokantoja ja konesaleja?
-
Tekeekö palveluntarjoaja varmuuskopiot automaattisesti?
-
-
Millaista tukea saat palveluun?
-
Saatko apua ohjelman käyttöön toivomassasi kanavassa toivomaasi aikaan?
-
Kuinka paljon tukipalvelut maksavat?
-
Laskut lankoja pitkin – verkkolaskutus
Kotimaamme on edelläkävijä pankkipalveluiden digitalisoinnissa, ja myös lasku verkkolaskuna on yhä suositumpaa. Rahat siirtyvät tililtä toiselle yleensä edullisemmin, mikäli transaktio tapahtuu verkon välityksellä. Tämä on syytä muistaa myös yritysten maksuliikenteessä.
Tarkistathan siis maksuliikenteen hinnaston pankistasi? Esimerkiksi viitenumerolla varustettu lasku voi olla edullisempi kuluiltaan kuin jos laskussa yksilöintitietona on pelkkä viesti.
Mikäli osaamisestasi halutaan maksaa ainoastaan verkkolaskulla, et pärjää enää perinteisillä toimisto-ohjelmilla vaan tarvitset käyttöösi ohjelman, joka on erityisesti laskutusta varten suunniteltu. Laskutettavien vaatimusten ohella laskutuksesi volyymi määrittelee hyvin pitkälle sen, missä vaiheessa yrityksesi kannattaa siirtyä sähköiseen laskutukseen.
Verkkolaskun lähettäminen – edut tiivistetysti:
- helppous
- nopeus
- varmuus
- virheettömyys
- luontoystävällisyys
- edullisuus
Sähköinen laskutus nopeuttaa maksuprosessia esimerkiksi siitä syystä, että verkkolasku menee suoraan oikealle henkilölle käsiteltäväksi. Pienyrittäjän kassavirta ei välttämättä kestä useinkaan sitä, että lasku hukkuu laskutettavan yrityksen sähköpostilaatikkoon.
Verkkolaskutus voi vähentää laskutukseen liittyviä pullonkauloja. Laskutusohjelman tai -palvelun avulla autat asiakastasi maksamaan laskunsa sinulle ajallaan.
Joka tapauksessa laskutustyön automatisointi usein kannattaa, jotta voit keskittyä tekemään sitä, mitä parhaiten osaat. Aluksi voi kokeilla, miten ilmainen laskutusohjelma toimii käytännössä ja siirtyä sitten maksulliseen.
Kevytyrittäjänä saat käyttöösi helppokäyttöisen laskutusohjelman
Vaikka et olisi ilman y-tunnusta kirjanpitovelvollinen, tekee kirjanpito laskutuksen pyörittämisestä huomattavasti helpompaa. Näet heti mitä olet laskuttanut asiakkaalta aiemmin, pysyt selvillä eräpäivistä ja perintätoimenpiteistä, pääset laskemaan keskimääräisen kuukausi- tai vuosiansiosi sekä saat tienaamasi eurot ilmoitettua verottajalle oikein.
Tekemillesi laskuille täytyy siis itse muodostaa jonkinlainen fyysinen tai sähköinen kansio, josta tiedot ovat helposti noudettavissa. Yksityishenkilön tulen säilyttää veroilmoitukseen liittyvät kuitit kuusi vuotta, yrittäjän tositteista riippuen 6 – 10 vuotta.
Lähetetty lasku, avoin lasku ja maksettu lasku tulisivat kaikki olla omissa erillisissä kansioissaan. Näin laskun tiedot on selkeästi nähtävillä ja pysyt selvillä siitä, kenelle olet jo laskun lähettänyt, kuka on sen maksanut ja kenelle tulee lähettää maksumuistutus tai perintäkirje.
Maksuliikenteen seuraaminen onnistuu parhaiten oman verkkopankin kautta. Pidä kirjaa myös työhösi liittyvistä matka- tai hankintakuluista, mahdollisista maksamistasi pakollisista kuluista (kuten YEL) sekä tulon ansaitsemiseen liittyvistä, sinulle kohdistuvista laskuista.
Valitse laskutusohjelmisto, joka ei varasta kallista työaikaasi
Kannattaa pohtia, onko kirjanpitoon liittyvien töiden hoitaminen sinulle työtä, joka vie ikävästi aikaa varsinaisilta töiltäsi tai vapaa-ajaltasi. Omapajan palvelumaksuihin sijoitetut sentit säästävät sinua suuremmilta stresseiltä.
Kevytyrittäjänämme sinulla on aina laskutustyökalu verkossa käytössäsi. Sillä luot hetkessä laskun asiakkaallesi ja jos käy, niin ettei asiakkaasi heti maksamaan laskuasi, lähetämme hänelle automaattisesti maksumuistutukset. Maksumuistutus-pohjatkin vois siis unohtaa.
Omapajan laskutuspalvelu huolehtii palvelumaksun hinnalla puolestasi laskutuksen, perinnän, arkistoinnin sekä tietojen luovuttamisen verottajalle. Kaikki ilman kiinteitä kuluja tai aloitusmaksuja! Tutustu tarkemmin kevytyrittäjyyteen.
